Auskunftsrechte
Auskunftsrechte der Vereinsmitglieder: Pflichten des Vorstands
Während aber auch außerhalb der Mitgliederversammlung können sich Vereinsmitglieder auf Ihre Informations- und Auskunftsrechte beziehen und der Vorstand muss reagieren.
Doch welche Informationen dürfen und müssen Sie den anfragenden Mitgliedern geben und welche nicht? Hier sind alle relevanten Antworten zum Thema Auskunftsrechte.
Welche Auskunftsrechte besitzen Vereinsmitglieder?
Die Auskunftsrechte und die Frage, was Sie als Vorstand Ihren Vereinsmitgliedern mitteilen müssen, ist im § 27 Abs. 3 § 666 BGB geregelt.
Einen Anspruch auf Auskunft hat jedes Mitglied – und der wird erst einmal durch Ihren Rechenschafts- oder Geschäftsbericht erfüllt. Wer dann noch Fragen hat, nur zu.
Welche Auskunftsverpflichtung besteht in der Mitgliederversammlung?
Ihrem Rechenschaftsbericht kommt grundsätzliche Bedeutung zu, ebenso dem Bericht des Schatzmeisters. Beide Berichte zusammen dienen nämlich dazu, den Mitgliedern einen aktuellen Stand über die Vereinsentwicklung und Ihre Tätigkeit als Vorstand zu geben.
Sie sind kraft Ihres Amtes verpflichtet, die Vereinsmitglieder so zu informieren, dass diese in der Lage sind, Ihre Geschäftsführung und Vorstandsarbeit sachgerecht beurteilen zu können. Das ist auch wichtig, denn aufgrund Ihres Berichts, erteilt die Mitgliederversammlung Ihnen Entlastung.
Auf Punkte, die Sie verschwiegen haben und die der Mitgliederversammlung damit nicht bekannt sind, erstreckt sich die Entlastung ausdrücklich nicht!
Welche Informationen müssen im Rechenschaftsbericht mitgeteilt werden?
Folgende Punkte gehören in Ihren Rechenschaftsbericht:
- Zu- und Abgang von Mitgliedern,
- Auskunft über alle Vereinsaktivitäten und -projekte,
- Einsicht in die Finanzen des Vereins,
- ausführliche Informationen über die Mittelverwendung (Bilanzen),
- Entwicklung der Mitgliederfluktuation,
- geplante Kooperationen mit anderen Vereinen oder Verbänden,
- geplante Investitionsvorhaben.
Ist es erlaubt, Auskunftsrechte zu verweigern?
Oftmals stellt sich die Frage:
„Inwieweit muss ich als Vorstand einem Mitglied Informationen offenlegen?“
Grundsätzlich gilt:
Beispiel: Die Mitgliederversammlung will Sie per Beschluss zur Beantwortung einer Frage zwingen.
Wie reagieren Sie?
Wenn Sie es nicht für berechtigt halten, müssen Sie diesem Beschluss nicht Folge leisten.
Aber: Die Gerichte sind auf Verlangen der Mitgliederversammlung zur uneingeschränkten Nachprüfung berechtigt, wenn Sie als Vorsitzender eine Auskunft in der Mitgliederversammlung verweigern. Sie müssen vor Gericht also stichhaltig begründen können, warum Sie nicht bereit sind, eine bestimmte Auskunft zu erteilen.
Auskunftsverweigerung außerhalb der Mitgliederversammlung
In diesem Fall müssen Sie ein solches Auskunftsbegehren nur dann anerkennen, wenn das Mitglied ein wirklich berechtigtes Interesse geltend machen kann – z. B. wenn die Mitglieder eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen möchten. Wenn die Vereinssatzung keine Regelung bezüglich der Einberufungsquote einer außerordentlichen Mitgliederversammlung enthält, müssen laut Gesetz 10 % der Mitglieder den entsprechenden Antrag stellen. Falls in der Satzung jedoch eine Regelung diesbezüglich besteht, kann von der Quote abgewichen werden.
Wann hat der Vorstand ein Auskunftsverweigerungsrecht?
Das Auskunftsrecht kann im Einzelfall auch das Recht einschließen, Einsicht in Bücher und Schriften des Vereins zu erhalten. Das gilt allerdings nur für die Unterlagen, die zur Klärung des konkreten Sachverhalts erforderlich sind. Begrenzt werden die Auskunftsrechte jedoch auch durch das sogenannte Schikaneverbot.
Wenn also das Interesse eines Mitglieds so unbedeutend ist, dass es in keinem angemessenen Verhältnis zum Aufwand für den Verein steht, muss der Verein keine Auskunft erteilen.
Auch in diesem Fällen besteht ein Auskunftsverweigerungsrecht. Die Erteilung der Auskunft:
- könnte zweckwidrig verwendet werden (z. B. Missbrauch)
- könnte gegen das Datenschutzgesetz verstoßen
- würde dem Verein nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen
- wäre strafbar
- würde eine gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Geheimhaltungspflicht verletzen
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Kann das Auskunftsrecht vor Gericht durchgesetzt werden?
Angenommen, die Vereinsmitglieder möchten in der Mitgliederversammlung von ihren Auskunftsrechten Gebrauch machen und Sie wollen zu einer bestimmten Frage keine Auskunft geben.
In diesem Fall kann die Mitgliederversammlung das entweder hinnehmen oder einen Beschluss fassen, etwa so: „Wir beschließen, dass Sie jetzt Auskunft zu diesem Punkt geben müssen!“
Geben Sie dann immer noch nicht nach, kann die Versammlung beschließen, diese Auskunftsrechte gerichtlich durchzusetzen, und ein Mitglied beauftragen, im Namen der Mitgliederversammlung ein entsprechendes Verfahren einzuleiten.
Möglicherweise wird auch beschlossen, ein Amtsenthebungsverfahren gegen Sie einzuleiten. Das geht allerdings nicht spontan. Die Mitgliederversammlung kann zunächst nur beschließen, dass eine außerordentliche Mitgliederversammlung mit dem TOP „Abberufung des Vorstands“ oder „Abberufung des Vorstandsvorsitzenden Friedrich Müller“ einberufen wird.
Erst auf dieser Versammlung kann dann über den entsprechenden TOP beraten und abgestimmt werden.
Was tun, wenn Sie die Auskunft nicht während Versammlung geben können?
Immer wieder kommt es bei Jahreshauptversammlungen zu Diskussionen, die wegen fehlender Detailkenntnisse der Teilnehmer „heiß laufen“. Wenn Sie in einer solchen Situation von Ihren vereinsinternen Kritikern aufgefordert werden zu einem bestimmten Thema „jetzt, hier und heute Rede und Antwort zu stehen“, Sie dazu aber bestimmte Unterlagen heraussuchen müssen, empfiehlt es sich, die Unterbrechung der Versammlung zu beantragen.
Dadurch gewinnen Sie Zeit, können Ihre Argumentation noch einmal überdenken bzw. mit Ihren Vorstandskollegen abstimmen – und vor allem nehmen Sie so „Dampf aus dem Kessel“.
Aber auch das kommt vor:
Die Versammlung plätschert so dahin, zu dem einen oder anderen Tagesordnungspunkt melden sich Teilnehmer mit Fragen – und dann passiert es: Sie können eine erbetene Auskunft nicht sofort erteilen, weil Sie beispielsweise noch Rückfragen halten oder Recherchen durchführen müssen.
In solchen Fällen dürfen Sie die Auskunft auch nach Ende der Mitgliederversammlung geben. Dies kann direkt gegenüber dem Mitglied erfolgen, das auf der Mitgliederversammlung seine Auskunftsrechte ausüben wollte. Alternativ bietet sich aber auch an – und im Interesse der Information aller Mitglieder erscheint es auch sinnvoller – die Auskunft in der Mitgliederzeitung oder beispielsweise auf der Homepage des Vereins zu veröffentlichen.
Bestehen Auskunftsrechte auch außerhalb der Versammlung?
Es stellt sich häufig die Frage: „Muss ich auch einzelnen Mitgliedern gegenüber Auskunft geben?“
Das ist auch der Grundsatz, der sich in der Rechtsprechung herausgestellt hat. Denn Auskunft erteilen Sie grundsätzlich in und gegenüber der Mitgliederversammlung. Bezieht sich ein Mitglied auf seine Auskunftsrechte und fordert eine Information von Ihnen ein, die Gegenstand einer Beratung oder Beschlussfassung der Mitgliederversammlung ist, brauchen Sie keine Auskunft zu geben.
Denn als Vorstand sind Sie der Mitgliederversammlung gegenüber ohnehin auskunftsverpflichtet. Schließlich ist jedes Vereinsmitglied berechtigt, in den Mitgliederversammlungen, bei denen auch immer ein Protokoll geführt werden sollte, entsprechende Fragen zu stellen.
Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen einzelne oder mehrere Vereinsmitglieder auch außerhalb der Mitgliederversammlung Auskunftsrechte haben.
- Wenn die Mitglieder ein berechtigtes Interesse nachweisen können.
- Wenn sie zum Beispiel ihre Mitgliedschaftsrechte oder ihre Mitgliedschaftspflichten nur nach vorheriger Unterrichtung durch die Vereinsführung wahrnehmen können.
Beispiel 1: Einzelne Mitglieder erwägen die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung. Dies ist jedoch per Satzung in der Regel an ein bestimmtes Mindestquotum gebunden.
Wenn diese einzelnen Mitglieder die exakte Zahl der Vereinsmitglieder nicht wissen, müssen Sie ihnen in diesem Fall die genaue Zahl nennen. Die Mitglieder haben auch Anspruch darauf, die Adressen der anderen Mitglieder von Ihnen zu erhalten, um sie entsprechend anschreiben oder kontaktieren zu können.
Beispiel 2: Einzelne Mitglieder hegen berechtigte Zweifel, dass sie jährlich einen höheren Mitgliedsbeitrag zahlen müssen als andere gleichberechtigte Mitglieder.
Auch in diesem Fall müssen Sie Einsicht in die Unterlagen gewähren. Die Fälle, in denen einzelne Mitglieder wirklich ein berechtigtes Interesse nachweisen können, werden aber eher die Ausnahme sein.
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Welche Auskunftsrechte bestehen, wenn die Einladung zur Mitgliederversammlung vergessen wurde?
Was passiert, wenn Sie ein Mitglied nicht zur Mitgliederversammlung eingeladen haben? Sei es aus Versehen oder mit Absicht?
Hierzu hat das Oberlandesgericht Hamm ein Urteil gefällt (Urteil vom 30.7.2014, Az. 8 U10/14).
Das heißt, es darf dann auch außerhalb der Mitgliederversammlung Einsichtnahme unter anderem in die:
- Geschäftsunterlagen,
- Verträge,
- Kassenbücher,
- Jahresabschluss,
- Kassenprüfbericht und
- Buchungen
nehmen. Es darf sogar (auf eigene Kosten) Kopien machen.
Ein unliebsames Mitglied nicht zur Mitgliederversammlung einzuladen, bringt gar nichts.
Im Gegenteil: Da es gegen die Satzung verstößt, Mitglieder nicht zur Versammlung einzuladen, können sich nach diesem Urteil daraus noch größere Auskunftsrechte ergeben, wodurch nichts gewonnen ist.
