Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Die Buchhaltung ist in einem Verein für die zuständigen Mitarbeiter keine beliebte Aufgabe. Immerhin muss oft keine Bilanz erstellt werden, sondern stattdessen ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für den Verein ausreichend. Allerdings existieren auch dort einige Herausforderungen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
In unserem Beitrag erfahren Sie, ab wann ein Verein zu einer Bilanz verpflichtet ist und welche Steuerbereiche beachtet werden müssen. Darüber hinaus gehen wir auf das Zu- und Abflussprinzip ein, auf den Jahresabschluss und wie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufgebaut ist.
Ab wann ist man zu einer Bilanz verpflichtet?
Solange der Jahresumsatz im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 600.000 Euro bzw. der Gewinn 60.000 Euro nicht übersteigt, muss nicht bilanziert werden (§§ 238 ff. HGB). Eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ist ausreichend. Hat der Verein außerdem auch noch den Status eines Kleinunternehmers – seine steuerpflichtigen Jahresumsätze betragen maximal 22.000 Euro im vergangenen Jahr und voraussichtlich nicht über 50.000 Euro im laufenden Jahr -, kann er mit Bruttobeträgen arbeiten und muss die gezahlte Umsatzsteuer nicht separat ausweisen. Er kann dann jedoch keine Vorsteuer geltend machen. Am Jahresende erstellt er eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gemäß § 4 Abs.3 EstG.
Welche Steuerbereiche müssen beachtet werden?
Beim Aufzeichnen der Einnahmen und Ausgaben sind gemeinnützige Vereine dazu verpflichtet, folgende Steuerbereiche zu beachten:
- Ideeller Bereich: Aufgaben, die der gemeinnützige Verein auf Basis seiner Satzung erfüllen muss.
- Zweckbetrieb: Zum Erreichen der in der Satzung verankerten Ziele ist dieser Betrieb notwendig.
- Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Aufgaben und Aktivitäten, die nicht in die zuvor genannten Bereiche fallen. Oftmals sind das Betriebe, welche Mittel beschaffen.
- Vermögensverwaltung: In die Rubrik werden Einnahmen eingeordnet, die aus der Übertragung von Rechten oder Vermögen des Vereins an Dritte resultieren, für die ein Entgelt berechnet wird oder aus langfristigen Vermietungen.
Ein Beispiel: Erhält der gemeinnützige Verein Spenden, müssen diese in der Rubrik „ideeller Bereich“ als Einnahmen verbucht werden.
Den folgenden Auflistungen können Sie entnehmen, welche Einnahmen und Ausgaben typisch für die vier genannten Bereiche des Vereins sind.
Ideeller Bereich
| Einnahmen | Ausgaben |
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Vermögensverwaltung
| Einnahmen | Ausgaben |
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Zweckbetrieb
| Einnahmen | Ausgaben |
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Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
| Einnahmen | Ausgaben |
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Diese Aufstellung erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Außerdem ist bei bestimmten Einnahmen und Ausgaben – abhängig vom Zweck – durchaus eine andere bzw. eine Mischzuordnung möglich. Der Schatzmeister des Vereins sollte alle Buchungen fortlaufend erfassen und gleich den entsprechenden Steuerbereichen zuordnen.
Aufgrund der besseren Nachvollziehbarkeit ist es empfehlenswert, einen Kontenplan in Anspruch zu nehmen. Dabei handelt es sich um ein Verzeichnis, das die Einnahmen und Ausgaben bestimmten Bereichen zuordnet und sämtliche „Unterkonten“ der einzelnen Bereiche beinhaltet. Empfehlenswert für Vereine ist zum Beispiel der Sachkontenrahmen (SKR) 49 der DATEV.
Was versteht man unter dem Zu- und Abflussprinzip?
Das Zu- und Abflussprinzip ist im Einkommensteuerrecht geregelt. Bei der ordnungsgemäßen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nach dem Zu- und Abfluss gebucht.
Zuflussprinzip
Das Zuflussprinzip besagt, dass Einnahmen des Vereins dann zugeflossen sind, wenn darüber verfügt werden kann. Das bedeutet, dass die Einnahmen dem Kalenderjahr zuzurechnen sind, in dem sie beim Verein „angekommen“ und auf dem Konto verbucht worden sind. Fließen wiederkehrende Einnahmen kurz vor oder nach dem Ende des Kalenderjahres zu, werden sie diesem Kalenderjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Das gilt in der Regel bei einem Zufluss bis zu zehn Tage vor oder nach Ablauf des Kalenderjahres.
Abflussprinzip
Das Abflussprinzip besagt, dass Ausgaben in dem Jahr erfasst werden müssen, in dem sie abgeflossen sind. Das bedeutet, dass die Ausgaben steuerlich nicht bereits mit dem Rechnungsdatum erfasst werden dürfen, sondern tatsächlich erst beim Abfluss des Geldes. Das Datum ist in der Regel der Tag, an dem die Überweisung des Geldes durch die Bank ausgeführt wird.
Keine Anwendung finden das Zu- und Abflussprinzip im Zuge der Buchführung des Vereins in folgenden Fällen:
- Abzuschreibende Wirtschaftsgüter → Verteilung der Kosten auf mehrere Jahre
- Laufende Lohnzahlung → Beispiel: Wird der Dezember-Lohn im Januar gezahlt, gilt der Zufluss dennoch im Dezember
- 10-Tage-Regel → Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die bis zu zehn Tage vor oder nach Ende des Kalenderjahres zufließen, sind dem wirtschaftlich zugehörigen Jahr zuzurechnen
Was ist der Jahresabschluss?
Abgesehen davon, dass ein Schatzmeister grundsätzlich auch im laufenden Jahr einen Überblick über den Stand der Finanzen haben muss, stellt er spätestens am Jahresende fest, ob er gut und richtig gewirtschaftet hat – also im Plus liegt – oder ob er zu viele Ausgaben getätigt hat und im Minus liegt.
Um das herauszufinden, muss er einen Jahresabschluss anfertigen. Moderne Vereinsverwaltungsprogramme erstellen diesen automatisch anhand der vorgenommenen Buchungen.
Achtung!
Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mehr als 45.000 Euro Umsatz erzielen, müssen den Jahresabschluss auf dem offiziellen EÜR-Formular (online) erstellen.
Wie ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufgebaut?
Der Grundaufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist ziemlich simpel. In ihr finden sich zunächst einmal auch die vier Steuerbereiche wieder. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben, die dort zugeordnet werden können, erfasst (siehe Beispieltabelle oben). Für jeden Bereich ergibt sich ein Saldo und am Ende zeigt sich das Gesamtergebnis.
Beispiel einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
SC Runder Ball
Jahresabschluss 2023
| Ideeller Bereich | |||||||
| Einnahmen | Ausgaben | ||||||
| Mitgliedsbeiträge | 8.340 Euro | Personalkosten | 6.220 Euro | ||||
| Zweckgebundene Spenden | 1.200 Euro | Verbandsbeiträge | 2.890 Euro | ||||
| Nicht zweckgebundene Spenden | 3.000 Euro | Büromaterial | 950 Euro | ||||
| Zuschüsse der Gemeinde | 1.300 Euro | Energiekosten Vereinsheim | 3.100 Euro | ||||
| Summe | 13.840 Euro | 13.160 Euro | |||||
| Saldo | + 680 Euro |
In gleicher Weise wird mit den drei anderen Bereichen verfahren: Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
Umsatzsteuer
Sollten die Einnahmen der Vermögensverwaltung, des Zweckbetriebs und des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs zusammengenommen 22.000 Euro überschreiten, dann wird der Verein im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Das heißt, dass er dann mit Nettobeträgen arbeitet und die Umsatzsteuer gesondert aufgeführt wird. Normalerweise wird das von guten Verwaltungsprogrammen gleich automatisch erledigt.
Abhängig von der zu zahlenden Umsatzsteuer, muss entweder eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung gemacht werden. Außerdem ist dann auch noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung fällig.
Steuererklärung
Vereine müssen ihre Steuererklärung elektronisch über ELSTER einreichen. Neu gegründete Vereine sogar gleich nach Abschluss des ersten Geschäftsjahres. Stellt das Finanzamt fest, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, wird die Steuererklärung nur noch alle drei Jahre fällig. Ausgenommen von dieser Drei-Jahres-Regelung sind Vereine, die einen umfangreichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten. Als Maßstab dient in der Regel das Überschreiten der 45.000 Euro-Umsatzgrenze. Diese Vereine werden dann vom Finanzamt aufgefordert, jährlich eine Steuererklärung abzugeben.
Folgende Unterlagen müssen für die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden:
- Steuerformular – KSt 1
- Anlage – Gem
- Jahresabschluss für jedes Jahr des Veranlagungszeitraums (evtl. offizielles EÜR-Formular)
- Vermögensaufstellung
- Rücklagenspiegel (wenn erforderlich)
- Tätigkeitsbericht für jedes Jahr
- Evtl. Gewerbesteuererklärung
- Evtl. Umsatzsteuerjahreserklärung
Bis auf den Tätigkeitsbericht und den Rücklagenspiegel werden die Formulare durch moderne Verwaltungsprogramme automatisch generiert. Durch eine entsprechende Schnittstelle zu ELSTER können sie dann direkt elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
Fazit
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist für Vereine Pflicht, die keine Bilanz erstellen müssen. Nach dem Zu- und Abflussprinzip werden die Einnahmen und Ausgaben für das Wirtschaftsjahr innerhalb der vier Steuerbereiche gegenübergestellt. Die Steuererklärung müssen Vereine entweder jährlich oder alle drei Jahre elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
