GEMA-Gebühren für Vereine: Wann Sie zahlen müssen und wie viel es kostet
Auch in diesem Jahr überwacht die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) aufmerksam Zeitungen, Zeitschriften, Internet und soziale Medien, um gebührenpflichtige Veranstaltungen zu identifizieren. Dabei wird überprüft, ob diese korrekt angemeldet und abgerechnet wurden. Fehlende Anmeldungen können teuer für die Finanzen Ihres Vereins werden. Daher ist es ratsam, regelmäßig eine Kassenprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen und Anmeldungen ordnungsgemäß dokumentiert sind. Doch wann fallen GEMA-Gebühren an und wie hoch sind sie?
Die GEMA schützt die Rechte von Künstlern und sorgt dafür, dass sie für die öffentliche Aufführung ihrer Werke angemessen entlohnt werden. Schließlich sollen Komponisten, Sänger und Texter nicht leer ausgehen.
Welche Veranstaltungen sind GEMA-gebührenpflichtig?
Konzerte: Wenn Ihr Verein ein öffentliches Konzert veranstaltet, bei dem urheberrechtlich geschützte Musik aufgeführt wird, fallen in der Regel GEMA-Gebühren an.
Partys und Tanzveranstaltungen: Wenn in Ihrem Verein im Rahmen solcher Veranstaltungen Musik öffentlich abgespielt oder live gespielt wird, beispielsweise auf einer Vereinsparty oder einer Tanzveranstaltung, kommt die GEMA ins Spiel.
Sportveranstaltungen: Wenn bei sportlichen Veranstaltungen Musik gespielt wird, zum Beispiel während der Pausen oder als Hintergrundmusik, können GEMA-Gebühren anfallen. Hierbei spielt es aber eine Rolle, ob Ihr Verein in einem Verband ist, der mit der GEMA eigene Vereinbarungen für seine Mitgliedsvereine getroffen hat.
Karaoke-Veranstaltungen: Wenn bei Karaoke-Veranstaltungen urheberrechtlich geschützte Lieder öffentlich aufgeführt werden, sind in der Regel GEMA-Gebühren zu entrichten.
Musik im Internet: Auch für Musik im Web wird eine Gebühr fällig. Beispiele dafür sind Webradios, Podcasts, Apps, E-Mails oder auch die Webseite Ihres Vereins.
GEMA-Tarife und Berechnung: Was Sie wissen müssen
Die Tarifstruktur ist linear ausgerichtet. Das heißt: Je größer die Veranstaltungsfläche ist und je höher das Eintrittsgeld ist, umso höher ist auch die urheberrechtliche Vergütung, die der Veranstalter zu zahlen hat. Bei der Veranstaltungsfläche erfolgt die Steigerung in Schritten von jeweils 100 Quadratmetern und beim Eintrittsgeld in Schritten von jeweils einem Euro. Sie müssen also immer zwei Faktoren in die Berechnung einbeziehen: eine Summe für die Quadratmeterzahl und eine Summe für den Eintritt.
Verschiedene Tarife für verschiedene Veranstaltungen
Zugleich gibt es verschiedene Tarife, je nachdem, um welche Art von Veranstaltung bzw. Musikaufführung es sich handelt. Für Vereine sind vor allem die beiden Tarife M-V und U-V von Bedeutung.
Der Tarif U-V ist zum Beispiel der „Tarif für Unterhaltungs- und Tanzmusik mit Musikern“, der in der Regel bei (eintrittspflichtigen) Vereinsveranstaltungen und Festen anfällt. Im Falle dieses Tarifes gilt: Wenn das Eintrittsgeld brutto nicht mehr beträgt als zwei Euro, fällt immer nur die sogenannte Mindestvergütung an. Gerechnet wird in dem Tarif allerdings mit dem Netto-Eintrittsgeld ohne Umsatzsteuer und ggf. Vorverkaufsgebühren. Das sind dann 1,69 Euro. Die Mindestvergütung richtet sich alleine nach der Größe des Raumes und ihr liegt ein Tarif von 26,70 Euro je 100 Quadratmeter zugrunde. Steigt das Netto-Eintrittsgeld, dann kommen zu dem Quadratmeter-Preis 8,10 Euro pro weitere 0,85 Euro Netto-Eintrittsgeld hinzu. Sie rechnen also so wie in der Übersicht rechts.
Beispiel: Ein Kulturverein veranstaltet ein Sommerfest auf einer Fläche von 300 Quadratmetern. Die Gäste müssen drei Euro Eintritt bezahlen. Die Veranstaltung kostet den Verein dann 80,10 Euro plus 24,30 Euro, insgesamt also 104,40 Euro GEMA-Gebühr.
Wichtig: Als Bemessungsgrundlage wird bei unterschiedlichen Eintrittsgeldern jeweils das höchste Netto-Eintrittsgeld berücksichtigt.
GEMA-freie Musik und Sparmöglichkeiten für Vereine
Es gibt auch Musikaufführungen, für die Sie keine GEMA-Gebühren zahlen müssen. GEMA-frei bzw. lizenzfrei ist Musik dann, wenn sie von einem Urheber stammt, der mindestens 70 Jahre tot ist. Man spricht hier auch von gemeinfrei. Dies gilt zum Beispiel für viele Werke der barocken, klassischen oder romantischen Musik, aber auch für alte Volkslieder. GEMA-freie Musik wird auch im Internet angeboten. Diese können Sie oft kostenlos, manchmal auch kostenpflichtig herunterladen.
Sonderregeln, mit denen Sie Geld sparen können
Für Vereine, die Mitglied in einem Dachverband sind, aber auch für Vereine, die in Bayern ansässig sind, gelten besondere Konditionen bei den GEMA-Gebühren. Aber auch darüber hinaus gibt es Möglichkeiten, wie Ihr Verein Gebühren sparen kann.
Die erste Möglichkeit, bei den GEMA-Gebühren zu sparen, bietet ein sogenannter Pauschalvertrag, wenn Ihr Verein in einem Jahr mehrere gesellige Veranstaltungen durchführt. Es lohnt sich aber erst, wenn es mehr als zehn Veranstaltungen sind. Mit einem Pauschalvertrag erhalten Sie ab der elften Veranstaltung zehn Prozent Nachlass. Religiöse, kulturelle oder soziale Zweckbestimmung (§ 39 Abs. 3 VGG) Für Veranstaltungen, die religiösen, kulturellen oder sozialen Belangen dienen und die nachweislich keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen, gibt es einen Nachlass von 15 Prozent. Dieser Nachlass wird gewährt für
- Veranstaltungen der Brauchtumspflege von Karnevalsvereinen, Trachtenvereinen, Schützenvereinen, Sportvereinen, Musikvereinen
- Kinder- oder Seniorenveranstaltungen,
- Jugendtanzveranstaltungen, die im Rahmen der Jugendbetreuung für Jugendliche unter 21 Jahren durchgeführt werden, soweit nur alkoholfreie Getränke ausgegeben werden und von den Besuchern ein Netto-Eintrittsgeld von nicht mehr als 4,21 Euro erhoben wird,
- Veranstaltungen der freien Wohlfahrtspflege,
- Veranstaltungen gemeinnütziger (Amateur-)Sportvereine, die keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen und bei denen der Sport im Vordergrund steht.
Benefizveranstaltungen
Für Benefizveranstaltungen wird ein Nachlass in Höhe von zehn Prozent gewährt.
Voraussetzungen
1. Der gesamte Reinertrag ist ausschließlich für die Hilfe für in Not geratene Menschen bestimmt.
2. Sie können eine Bestätigung aller mitwirkenden, Musik ausübenden Künstlerinnen und Künstler vorlegen, aus der hervorgeht, dass diese vollumfänglich auf ihre Gage verzichten.
3. Sie legen eine Aufstellung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben vor.
4. Ihr Verein als Veranstalter weist durch einen Einzahlungsbeleg bzw. Überweisungsträger nach, welcher Betrag welcher Institution bzw. wem zugeflossen ist.
So melden Sie Ihre Vereinsveranstaltung bei der GEMA an
Veranstaltungen im Verein, bei denen Musik zur Aufführung kommt, müssen Sie vorab bei der GEMA anmelden. Diese Anmeldung ist unabhängig von der Anmeldung der Veranstaltung bei der Kommunalbehörde. Sie müssen sie also separat vornehmen.
Ihre Veranstaltung sollten Sie spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung bei der GEMA anmelden. Es gibt zwar keine fixe Zeitspanne oder Meldefrist, aber wenn Sie Ihre Veranstaltung früh genug anmelden, können eventuell noch offene Punkte vorab geklärt werden. Wichtig ist ferner, dass Sie einen Nachweis über die Anmeldung aufbewahren. Denn für eine nicht angemeldete Veranstaltung müssen Sie den doppelten Beitragssatz bezahlen.
Wo können Sie die Veranstaltung anmelden?
Die Anmeldung erfolgt ganz einfach online bei der GEMA: www.gema.de. Hier müssen Sie sich bzw. Ihren Verein zunächst einmalig registrieren. Dann können Sie Ihre Veranstaltungen in Zukunft online anmelden. Die Gebühren werden sofort ausgewiesen.
Wo Sie wichtige Informationen für spezielle Vereine finden
Für manche Vereine gelten Sonderregeln, die Sie immer auch im Auge haben sollten. Dies betrifft vor allem:
Wenn Ihr Verein Mitglied in einem (Dach-)Verband ist
Viele Verbände (Sport, Schützen, Karneval etc.) haben mit der GEMA-Gesamtverträge geschlossen. Das heißt: Die Mitgliedsvereine erhalten günstigere Konditionen. Fragen Sie in jedem Fall bei Ihrem Verband nach! Denn, so die GEMA: „Den Mitgliedern von Organisationen, mit denen die GEMA einen Gesamtvertrag für diesen Tarif geschlossen hat, wird ein Nachlass entsprechend den gesamtvertraglichen Vereinbarungen eingeräumt.“
Wenn Ihr Verein in Bayern sitzt
Sonderkonditionen gelten auch, wenn Ihr Verein in Bayern sitzt. Denn dieses Bundesland hat mit der GEMA einen Pauschalvertrag geschlossen. Eingetragene (ausschließlich) gemeinnützige Vereine brauchen für zwei Veranstaltungen pro Jahr nichts zu zahlen. Das gilt für Veranstaltungen mit Livemusik, Unterhaltungsmusik im Freien ohne Eintritt und Veranstaltungen mit „Tonträgern“ wie etwa eine Party mit DJ. Um von der Regelung zu profitieren, müssen Sie Ihre Veranstaltung aber trotzdem im GEMA-Online-Portal anmelden.
Was tun, wenn eine Veranstaltung ausfällt oder nicht rechtzeitig angemeldet wird?
Es kann immer passieren, dass eine Veranstaltung ins Wasser fällt oder eine nicht so gut gelaufen ist, wie es sich die Verantwortlichen vorgestellt haben. Hier gilt: Übersteigt der von der GEMA berechnete Preis für die Musiknutzung 11,89 Prozent Ihrer tatsächlichen Einnahmen, können Sie einen Angemessenheitsantrag stellen. Für die Neuberechnung setzt die GEMA dann 11,89 Prozent Ihrer Gesamteinnahmen an. Für jede Musiknutzung gilt jedoch der Mindestbetrag, den auch der neue Preis nicht unterschreiten kann.
Wichtig: Ihren Antrag müssen Sie innerhalb von sechs Wochen nach Rechnungsstellung einreichen. Über das Online-Portal geht das am schnellsten.
In diesen Schritten gehen Sie vor:
1. Loggen Sie sich ein.
2. Gehen Sie auf „Meine Veranstaltungen“.
3. Wählen Sie bei der jeweiligen Veranstaltung „Optionen“ und „Angemessenheit beantragen“ aus.
4. Tragen Sie alle Angaben zur Veranstaltung ein und laden Sie einen Nachweis hoch.
5. Klicken Sie zum Schluss auf „Absenden“ – fertig
Veranstaltung nicht angemeldet: Hier wird es richtig teuer
Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Veranstaltung vor Beginn angemeldet wird, und zwar je früher, desto besser. Denn wenn Sie die Genehmigung nicht oder nur verspätet, also nachträglich einholen, ist die GEMA berechtigt, Ihnen die doppelte Höhe der Normalvergütung zu berechnen. Dann wird es für Ihren Verein also richtig teuer. Zahlen Sie Ihre GEMA-Gebühr darüber hinaus innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung. Denn für jede Mahnung verlangt die Gema Mahngebühren.
Und noch etwas müssen Sie beachten: Wird Live-Musik gespielt, müssen Sie die Liste der gespielten Lieder – die sogenannte „Set List“ – ebenfalls bei der GEMA einreichen. Hierfür haben Sie sechs Wochen Zeit. Verpassen Sie diesen Termin, berechnet Ihnen die GEMA zehn Prozent der normalen (nicht der ggf. ermäßigten) GEMA-Gebühr zusätzlich.
Rechtliche Anforderungen bei der Veröffentlichung von Begleitfotos und & Videos
Dass im Verein Fotos und gelegentlich auch Filmaufnahmen gemacht werden, ist eher die Regel als die Ausnahme. Denn jedes Smartphone ist heute auch Fotoapparat und Videokamera und entsprechend schnell und einfach sind auch die Ereignisse im Verein im Bild festgehalten. Doch wenn Sie Foto- oder Filmaufnahmen machen und für den Verein veröffentlichen, müssen Sie gleich mehrere Gesetzeswerke im Blick haben.
Sind auf den Bildern Personen abgebildet, spielt das „Recht am eigenen Bild“ eine gewichtige Rolle. Verankert ist es im Kunsturhebergesetz (KUG). Doch daneben gibt es auch noch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie wertet das Aufnehmen, Speichern und Veröffentlichen von Fotos, auf denen Personen identifizierbar sind, als „Bearbeitung personenbezogener Daten“. Auch hier greifen wichtige Rechtsvorschriften, die Sie nicht verletzen dürfen.
Wann ein einwilligungspflichtiges „Bildnis“ vorliegt
Jeder Mensch kann grundsätzlich selbst bestimmen, ob und in welchem Zusammenhang Bilder von ihm veröffentlicht werden. Denn die Grundregel des § 22 Abs. 1 KUG lautet: „Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden.“ Ein Bildnis im Sinne dieser Regelung liegt vor, wenn die abgebildete Person darauf persönlich erkannt werden kann. Die Veröffentlichung ist dann nur mit ihrer vorherigen Einwilligung erlaubt.
Unerheblich ist dabei, ob es sich um eine gezielte Porträtaufnahme oder um einen spontanen Schnappschuss handelt, ob die abgebildete Person Vereinsmitglied ist oder nicht und ob eine oder mehrere Personen auf dem Bild zu sehen sind. Wenn Sie Gruppenbilder veröffentlichen wollen, benötigen Sie grundsätzlich die Einwilligung jeder einzelnen identifizierbaren Person. Zu den Bildern, deren Veröffentlichung die abgebildete Person zustimmen muss, zählen neben Fotos auch Film- bzw. Videoaufnahmen.
Nicht nur die Abbildung des Gesichts ist entscheidend
Einwilligungspflichtig sind auch Bilder, die zwar nicht das Gesicht zeigen, aber charakteristische äußere Merkmale erkennen lassen, die auf eine bestimmte Person schließen lassen, wie Körperhaltung, besondere Kleidung usw. Selbst unscharfe, gepixelte oder mit Augenbalken versehene Bilder sind einwilligungspflichtig, sofern die abgebildete Person zum Beispiel aufgrund von Angaben im Begleittext eindeutig identifiziert werden kann.
So holen Sie rechtssicher schriftliche Einwilligungen für Vereinsfotos und -videos ein
Bei der Veröffentlichung von Personenbildern ist grundsätzlich eine schriftliche Einwilligung erforderlich, die den Verwendungszweck klar angibt. Diese muss den betroffenen Personen ohne negative Folgen verweigert werden können. Für eine andere als die ursprünglich vereinbarte Nutzung eines Bildes ist eine neue Einwilligung nötig. Bei Minderjährigen müssen beide sorgeberechtigten Elternteile zustimmen, es sei denn, ein Elternteil ist allein sorgeberechtigt. Das Recht am eigenen Bild gilt bis zehn Jahre nach dem Tod der Person, und Angehörige müssen in dieser Zeit einwilligen.
Ein Widerruf der Einwilligung ist jederzeit möglich und wirkt nur für die Zukunft. Bilder müssen nach einem Widerruf aus dem Internet entfernt werden, gedruckte Medien dürfen jedoch noch aufgebraucht werden, aber nicht für Neuauflagen genutzt werden.
Ausnahmen von der Einwilligungspflicht bei der Veröffentlichung von Bildern
§ 23 Abs. 1 KUG erlaubt unter bestimmten Bedingungen die Veröffentlichung von Bildern ohne die Einwilligung der abgebildeten Personen. Die wichtigsten Ausnahmen sind:
Personen der Zeitgeschichte: Bilder von Personen, die aufgrund ihrer Bekanntheit oder der besonderen Bedeutung eines Ereignisses im öffentlichen Interesse stehen, dürfen veröffentlicht werden, solange ihre Persönlichkeitsrechte nicht verletzt werden. Dazu zählen Politiker, bekannte Künstler oder andere Prominente bei öffentlichen Auftritten.
Personen als Beiwerk: Wenn Personen auf Bildern nur eine untergeordnete Rolle spielen, zum Beispiel als Teil einer Landschaft oder Örtlichkeit, ist keine Einwilligung erforderlich. Entscheidend ist, dass die Personen nicht das Hauptmotiv des Bildes sind und auch weggelassen werden könnten, ohne das Bild wesentlich zu verändern.
Beispiel: Ein Foto von Bergen, auf dem Wanderer nur beiläufig zu sehen sind.
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