Was tun Sie, wenn Ihr Kassenwart diese wichtige Sache vergessen hat
Zahlungseinzug vergessen – was nun?
Dass Ihr Kassenwart / Schatzmeister den Einzug der Mitgliedsbeiträge komplett vergisst, kommt wohl kaum vor. Einzelne Mitglieder können aber schon einmal beim Einzug übersehen werden, z. B. wenn der Neueintritt kurz vor dem Stichtag erfolgt. Oder er hat vergessen, die Rechnung zu schreiben. Hierbei hilft nur eines:
Der Kassenwart schreibt das Mitglied an, gesteht sein Versäumnis ein und fordert zur Zahlung des Beitrags innerhalb einer Frist auf. Das Mitglied weiß – über die Satzung –, dass seine Mitgliedschaft Geld kostet.
Die Beitrittserklärung zum Verein sowie dessen Satzung, die mit dem Beitritt anerkannt wird, sind die Rechtsgrundlagen für die Forderung des Vereins an das Mitglied, den Beitrag zu zahlen. Vergisst der Kassenwart, einzelnen Mitgliedern eine Rechnung zu stellen oder sie in das Lastschriftverfahren aufzunehmen, kann der Beitrag trotzdem noch nachgefordert werden.
Der Fehler des Kassenwarts führt nur dann für den Verein zu einem Schaden, den er ggf. – je nach dem Grad seines Verschuldens – ersetzen muss, wenn
- das Mitglied zwischenzeitlich zahlungsunfähig geworden ist und der Beitrag deshalb nicht mehr eingetrieben werden kann,
- die Beitragsforderung verjährt ist (Die Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Innerhalb dieser Zeit können rückständige Beiträge immer noch angefordert werden.),
- die Beitragsforderung verwirkt ist (Dies kann z. B. der Fall sein, wenn der Vorstand äußert, dass rückständige Beiträge nicht mehr eingefordert werden.
Auf eine derartige Äußerung kann sich das Mitglied berufen, und auch innerhalb der Verjährungsfrist dann die Begleichung des rückständigen Beitrags verweigern.
So kann sich Ihr Kassenwart gegen Versäumnisse der Mitglieder absichern
- Geben Sie Ihrem Kassenwart immer eine topaktuelle Mitgliederliste. Ist der Beitrag im Juni einzuziehen, muss die Mitgliederliste den Stand des Vormonats Mai haben. Erfasst werden darin alle im laufenden Kalenderjahr beitragspflichtigen Mitglieder, also auch diejenigen, die zum Jahresende gekündigt haben. Wer aber schon im Vorjahr ausgeschieden ist, muss aus der Mitgliederliste gestrichen werden.
- Ihre Mitgliederliste enthält eine Trennung der Mitglieder nach dem Kriterium „Zahlungsweise“, also getrennt nach „Lastschrift“, „Überweisung/Dauerauftrag“, „Zahlung nach Rechnung“, „Barzahlung“.
Die letzte Gruppe sollte möglichst klein sein. Denn für eine ordnungsgemäße Buchführung bedeutet Barzahlung, dass Sie dem Zahler eine Quittung aushändigen. Haben Sie den Quittungsblock aber immer dabei?
Wenn Ihr Kassenwart dazu übergeht, jedem Mitglied – unabhängig von der Zahlungsweise – eine Rechnung über den Mitgliedsbeitrag zu schicken, wird die Quote der „Nichtzahler aus Vergesslichkeit“ erheblich gesenkt.
- Der Kassenwart vermerkt, welchem Mitglied er wann eine Rechnung geschickt hat.
- Er vermerkt hinter jedem Mitglied den Zahlungseingang.
- Er mahnt zügig nach dem Stichtag die Nichtzahler.
- Er kontrolliert mindestens sechs Wochen nach Stichtag des Lastschrifteinzugs, ob und welche SEPA-Lastschriften zurückgebucht werden, und mahnt die entsprechenden Mitglieder.
- Stimmt die Summe der eingegangenen Beiträge mit den Soll-Beiträgen überein? Auch dies sollte er kontrollieren. Bei Mitgliedern, die mit Überweisung zahlen, kann sich ein Zahlendreher eingeschlichen haben oder ein Mitglied wurde bei der Beitragsberechnung mit dem falschen Beitrag belegt. Dies führt zu Differenzen zwischen dem tatsächlichen Geldeingang und dem Soll-Bestand.Möchten Sie mehr zum Thema „Mitgliedsbeiträge“ erfahren? Dann klicken Sie hier und testen Sie „Schatzmeister aktuell“ 30 Tage kostenlos!
