Steuern: Was das Zufluss-Abfluss-Prinzip für Ihre Vereinsbuchführung bedeutet
Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Sie berücksichtigen also nur die bis zum Ende des Abrechnungszeitraums wirklich geflossenen Gelder. Am Jahresende noch offene Lieferantenrechnungen oder unbezahlte Mitgliedsbeiträge gehen beispielsweise nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein.
Beispiel: Am 30. Dezember schickt ein Großhändler das vom Schriftführer bestellte Büromaterial zu, zahlbar zwei Wochen nach Erhalt der Lieferung. Weil Sie als Schatzmeister das Zahlungsziel ausnutzen und den Rechnungsbetrag am 13. Januar überweisen, erfassen Sie die Ausgabe erst in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Folgejahres.
Ausgenommen vom Zufluss-Abfluss-Prinzip sind nur regelmäßige Zahlungen, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem 31. Dezember fließen, obwohl sie im Folge- bzw. Vorjahr fällig sind. Hat beispielsweise ein Mitglied den im Januar fälligen Jahresbeitrag für 2016 bereits am 28. Dezember 2015 überwiesen, erfassen Sie diese Zahlung in der Einnahmen-ÜberschussRechnung für 2016.
Keine Buchung ohne Beleg
Auch wenn Sie nur eine Einnahmen- Überschuss-Rechnung machen, müssen Sie Einnahmen und Ausgaben im Zweifel lückenlos nachweisen können. Ist Ihre Buchführung unvollständig oder fehlerhaft, steht die Anerkennung der Steuerbegünstigung Ihres Vereins oder die Entlastung des Vorstands durch die Mitglieder auf dem Spiel. Achten Sie deshalb genau darauf, dass für jede Zahlung ein Beleg als Nachweis vorhanden ist.
Solche Buchungsbelege sind beispielsweise:
- Eingangsrechnungen, zum Beispiel für Einkäufe des Vereins
- Ausgangsrechnungen, zum Beispiel Honorare für Fachvorträge Ihrer Vereinsmitglieder bei Unternehmen,
- Quittungen, zum Beispiel für bar gezahlte Übungsleitervergütungen,
- Kontoauszüge, zum Beispiel für eingegangene Mitgliedsbeiträge.
Zur Not reicht ein Eigenbeleg aus
Haben Sie keinen Beleg (mehr) für eine Ein- oder Auszahlung, können Sie einen Eigenbeleg ausstellen. Eigenbelege werden vom Finanzamt im Normalfall nicht beanstandet, soweit sie inhaltlich und der Höhe nach glaubhaft sind und sich Ihre Buchführung ansonsten in ordentlichem Zustand befindet. Ein vollständiger Eigenbeleg muss wie jeder andere Buchungsbeleg folgende Angaben enthalten:
- Zahlungsempfänger bzw. -absender mit vollständiger Anschrift,
- Art der Ausgabe bzw. Einnahme, z. B. „Kauf Druckerpatrone XYZ“,
- Datum der Zahlung,
- Zahlungsbetrag,
- Grund für den Eigenbeleg (z. B. „Kassenbon verloren“),
- Datum und eigenhändige Unterschrift.
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