Brauchen Sie eine Satzungsregelung, um Auslagenersatz zahlen zu können?
Was ist der Auslagenersatz?
Der Auslagenersatz im Verein bezeichnet die Erstattung von Kosten, die ein Vereinsmitglied – insbesondere ein Vorstandsmitglied oder ehrenamtlicher Helfer – im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein aus eigener Tasche bezahlt hat. Dabei handelt es sich um notwendige und belegbare Ausgaben, die unmittelbar mit der Vereinsarbeit zusammenhängen.
Der Auslagenersatz stellt jedoch keine Vergütung für die Tätigkeit dar, sondern soll lediglich die entstandenen Kosten deckt. Eine korrekte Belegführung ist also unerlässlich, beispielsweise durch Quittungen oder Rechnungen. Die Erstattung kann dann entweder auf Grundlage einzelner Nachweise oder pauschal gemäß einer vorher festgelegten Regelung erfolgen.
Was gehört zum Auslagenersatz?
Zum Auslagenersatz im Verein gehören alle notwendigen und belegbaren Kosten, die ein Vereinsmitglied im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein aus eigener Tasche vorgestreckt hat. Diese Ausgaben müssen direkt mit der Vereinsarbeit zusammenhängen und dürfen keinen Vergütungscharakter haben.
Typische erstattbare Kosten, die als Auslagenersatz erstattet werden können, sind:
- Fahrtkosten: Ausgaben für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder per Taxi. Oft wird hier eine Kilometerpauschale angesetzt.
- Büromaterial und Druckkosten: Kosten für Papier, Büromaterialien oder sonstige Materialien, die für Vereinszwecke benötigt werden.
- Telefon- und Portokosten: Gebühren für Telefonate, Briefmarken oder Paketsendungen, die im Interesse des Vereins anfallen.
- Verpflegungs- und Übernachtungskosten: Falls durch die Vereinsarbeit Reisen notwendig sind, können auch Hotel- und Essenskosten unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden.
- Sachkosten für Vereinsveranstaltungen: Dazu zählen beispielsweise Mietkosten für Veranstaltungsräume, Anschaffungen für Vereinsfeste oder Gebühren für Fortbildungen, sofern diese dem Vereinszweck dienen.
Grundsätzlich erfolgt hier die Erstattung in der Regel gegen Vorlage von Quittungen oder Rechnungen. Alternativ kann der Verein in seiner Satzung oder einer Geschäftsordnung auch pauschale Erstattungen für bestimmte Kosten festlegen.
Braucht es Satzungsregelung, um den Auslagenersatz zahlen können?
Eine Satzungsregelung ist nicht zwingend erforderlich, um Auslagenersatz im Verein zahlen zu können. Grundsätzlich hat jedes Vereinsmitglied, das für den Verein Ausgaben tätigt, einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung dieser Kosten gemäß § 670 BGB – vorausgesetzt, sie sind notwendig, belegbar und im Interesse des Vereins entstanden.
Allerdings kann es sinnvoll sein, eine klare Regelung in der Satzung oder einer Geschäftsordnung festzuhalten. Dadurch lassen sich Missverständnisse vermeiden und der Ablauf der Erstattung transparent gestalten. Beispielsweise können in einer solchen Regelung folgende Punkte festgelegt werden:
- Welche Auslagen erstattungsfähig sind (z. B. Fahrtkosten, Büromaterial, Telefongebühren)
- In welcher Form der Nachweis zu erbringen ist (z. B. durch Belege, Quittungen, Reisekostenabrechnung)
- Ob und in welcher Höhe Pauschalen für bestimmte Kosten vorgesehen sind
- Welche Fristen für die Abrechnung gelten
Fehlt eine solche Regelung, können Auslagen dennoch ersetzt werden, sofern sie für die Vereinsarbeit erforderlich waren.
Fazit
Der Auslagenersatz ist ein wichtiges Instrument, um Vereinsmitglieder finanziell zu entlasten, wenn sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Ausgaben für den Verein tätigen. Da es sich hierbei nicht um eine Vergütung, sondern um die Erstattung notwendiger und belegbarer Kosten handelt, bleibt die Gemeinnützigkeit des Vereins unberührt.
Ob Fahrtkosten, Büromaterial oder Veranstaltungsgebühren – welche Auslagen erstattet werden, sollte klar geregelt sein. Zwar ist eine Satzungsbestimmung nicht zwingend erforderlich, doch kann sie helfen, Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Letztendlich sorgt ein gut organisierter Auslagenersatz dafür, dass sich engagierte Vereinsmitglieder weiterhin mit vollem Einsatz einbringen können, ohne dabei auf ihren eigenen Kosten sitzen zu bleiben.
