Vorsicht Spendenfalle: Diese Formalien dürfen niemals fehlen!
Aufwandsspenden sind eigentlich eine feine Sache: Ein Mitglied oder Mitarbeiter des Vereins hat Anspruch auf Geld vom Verein und verzichtet darauf. Oder anders ausgedrückt:
Als Aufwandsspende bezeichnet man im deutschen Steuerrecht einen steuerabzugsfähigen Verzicht auf die Auszahlung eines Erstattungsanspruchs. Dazu zählt zum Beispiel auch der oben erwähnte Verzicht auf die Erstattung von Fahrtkosten. Für solche Aufwandsspenden gelten strenge gesetzliche Vorgaben.
Gemeinnützige Vereine dürfen für Aufwandsspenden nur dann Zuwendungsbescheinigungen ausstellen, wenn diese Ersatzansprüche durch Satzung, Vereinsordnung oder Einzelvereinbarung klar definiert und erlaubt sind. Fehlen diese Voraussetzungen, haftet der Verein gegenüber dem Finanzamt für die Steuerausfälle durch die ausgestellte Zuwendungsbestätigung.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat das in seinem Schreiben vom 25. November 2014 (Az. IV C 4 – S-2223 / 07 / 0010:005) zwar deutlich klargestellt – und doch passiert es immer wieder, dass eine wichtige Formalie nicht eingehalten wird:
Für eine Abziehbarkeit der Spende als Spende ist die ernsthafte Einräumung des Anspruchs oder der Vergütung erforderlich. Dass heißt: Der Spender muss einen Anspruch auf Vergütung oder Aufwandsersatz durch einen Vertrag, die Satzung oder einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss haben und darauf verzichten.
Achtung:
Eine Anerkennung eines Aufwendungsersatzanspruchs durch einen Vorstandsbeschluss ist nur dann möglich, wenn die Vereinssatzung dies ausdrücklich vorsieht. Und: Ihr Verein muss finanziell in der Lage sein, den Anspruch zu begleichen.
Ebenfalls wichtig:
Der Verzicht auf Erstattung muss zeitnah nach Durchführung der entsprechenden Tätigkeit erfolgen, also etwa in unmittelbarem Anschluss an eine Arbeitsleistung (OFD München, Verfügung vom 08.04.1999, Az. S 2223 – 127 St 413).
Mein Tipp:
Das BMF hat für die Verzichtserklärung eine Frist von längstens drei Monaten festgelegt, nachdem der Anspruch entstanden ist (das heißt der Fälligkeit der Zahlung). Bei regelmäßigen Ansprüchen genügt es also, wenn die Verzichtserklärung alle drei Monate erfolgt. Schriftlich natürlich!
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