Mitgliederdatei: Denken Sie an den Datenschutz!
In vielen Vereinen gibt es Vorstandsmitglieder, die die Mitgliederdatei zu Hause auf dem „Home- PC“ pflegen. Das ist zwar hilfreich – aber aus Datenschutzgründen nicht unproblematisch!
Denn jeder Verein muss durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass die Mitgliederdaten nicht missbräuchlich verwendet werden, Unbefugte Kenntnis von den Mitgliederdaten erlangen oder Mitgliederdaten auf Grund unzureichender Datensicherung verloren gehen.
Dies ist erst vor allem dann erforderlich, wenn die Datenverarbeitung von einem Vorstandsmitglied ehrenamtlich zuhause mit eigenem PC erledigt wird. Verlangen Sie von Ihrem Vorstandskollegen, dass der PC in einem Raum steht, der für die Erledigung der Vereinsangelegenheiten geeignet ist (z. B. häusliches Arbeitszimmer). Ebenso muss sichergestellt sein, dass der PC mit einer Sicherheitshard- und -software ausgestattet wird, damit Passwortschutz möglich ist.
Außerdem muss gewährleistet sein, dass sich fremde Personen nicht unbeaufsichtigt in dem Raum aufhalten, in dem sich der PC befindet. Und: Familienangehörige dürfen keine Gelegenheit haben, vereinsinterne Unterlagen einzusehen oder mit dem Rechner zu arbeiten. Lassen Sie von Ihrem Vorstandsmitglied eine Verpflichtungserklärung nach dem Datenschutzgesetz unterschreiben.
Diese Alternative könnte Sie interessieren: Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihre Mitgliedsdaten unabhängig von der Mitgliederzahl nicht lokal auf einer Festplatte (oder einem anderen Speichermedium) vorhalten, sondern eine Online-Software für die Mitgliederverwaltung nutzen. Dabei liegen die Daten auf einem gesicherten Server, auf den Sie online zugreifen.
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