Wie die Vereinsstruktur die Ziele des Vereins unterstützt und welche Vorgaben das Vereinsrecht in Deutschland impliziert

Jedes Unternehmen rund um den Globus ist aus guten Gründen hierarchisch und strukturiert aufgebaut. Anhand eines Organigramms ist für jeden Mitarbeiter und für externe Betrachter umgehend erkennbar, welche Führungspersönlichkeit in einem Betrieb über welche Handlungsvollmachten verfügt. Eine eindeutige und erfolgsorientierte Struktur ist generell für jeden Zusammenschluss von Personen in Körperschaften oder Unternehmen wichtig, da ausschließlich auf diese Weise gesteckte Ziele erreicht werden können. Hierbei ist es nicht wesentlich, ob Menschen wirtschaftliche Interessen verfolgen oder gemeinnützig ausgerichtet sind.

Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass sich in gleicher Weise Vereine durch eine plausible, prägnante und zielgerichtete Struktur auszeichnen. Der Aufbau eines Vereins orientiert sich an den Zielen und am Zweck des Vereins. Gleichzeitig wird der Aufbau oder die Vereinsstruktur davon beeinflusst, ob in den Verein ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb integriert ist. Ebenso ist die Anzahl der Mitglieder für die Vereinsstruktur relevant. Wer als Mitglied eines Vereins oder als potenzieller Vereinsgründer die Vereinsstruktur aufbauen oder verstehen möchte, sollte sich vor allem mit den folgenden, entscheidenden Fragen auseinandersetzen:

• Welche Vereinsstruktur weist ein Idealverein in der Regel auf?
• Welche wesentlichen Punkte beinhaltet das Vereinsrecht in Deutschland?
• Welche Rechtsform kann ein Verein wählen?

Welche Vereinsstruktur weist ein Idealverein in der Regel auf?

Als Idealvereine werden in Deutschland Vereine bezeichnet, die Ideale verfolgen. Idealistische Ziele hängen in vielen Fällen mit der Gesellschaft, mit Weltanschauungen oder der Wohlfahrt von Menschen zusammen. Sie grenzen sich gesetzlich eindeutig von einem wirtschaftlichen Verein, wie zum Beispiel einem Aktienverein ab, der kommerzielle Interessen fokussiert. Idealvereinen wird in der Regel die Gemeinnützigkeit verliehen. Ein gemeinnütziger Verein muss keine Körperschafts- und Gewerbesteuer entrichten und dient einem in der Vereinssatzung definierten sozialen, religiösen oder gemeinnützigen Zweck.

Die Vereinsstruktur von Vereinen in Deutschland wird in Teilen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beschrieben. Das BGB enthält darüber hinaus unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen, die bei einer Vereinsgründung beachtet werden müssen. Diese beziehen sich auf den rechtlich konformen Aufbau des Vereins und seine Rechtsform.

Vereinsstruktur auf Grundlage des BGB

Das Vereinsrecht in Deutschland wird im BGB umfangreich skizziert. Der Gesetzgeber beschreibt den Aufbau eines Vereins und seiner Organe. Gleichzeitig macht es Angaben zum Rechtssitz und zur Verfassung des Vereins.

Im § 24 BGB erklärt der Gesetzgeber, dass der Sitz eines Vereins in der Regel der Ort ist, an welchem die Verwaltung geführt wird. Der Rechtssitz einer Körperschaft ist vor allem in rechtlichen Streitfällen wichtig. Als Verhandlungsort dient in den meisten Fällen der Gerichtssitz, an dem der Verein im Vereinsregister eingetragen ist. Eine entscheidende Grundvoraussetzung für die Gründung und den Aufbau des Vereins beschreibt der § 56 BGB. Er stellt klar, dass ein Idealverein gegründet und rechtlich eingetragen werden kann, wenn 7 Gründungsmitglieder vorhanden sind.

Zum rechtlich einwandfreien Aufbau des Vereins gehört ebenso die Vereinssatzung, die im § 25 BGB passend als Verfassung bezeichnet wird. In der Satzung werden sowohl die rechtlichen Vorschriften des BGB umgesetzt. Darüber hinaus werden vereinsinterne Strukturen erläutert. Zusammengefasst bildet die Satzung eines Vereins das Herzstück der Vereinstätigkeit und den Rahmen für eine effektive und an den Zielen des Vereins orientierte Tätigkeit.

Der § 33 BGB erklärt darüber hinaus, dass die Satzung verändert werden kann, wenn eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erzielt wird. Zur Änderung des Vereinszwecks ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Die Bewilligung der nicht erschienenen Mitglieder muss schriftlich erfolgen.

Die Organe des Vereins im Sinne des BGB

Das BGB verfügt in seinen Paragrafen, dass die folgenden Organe im Verein existieren müssen, damit dieser in Deutschland rechtskräftig eingetragen werden kann:

• Vorstand eines Vereins.
• Besondere Vertreter des Vorstandes.
• Die Mitgliederversammlung.

Der Vorstand eines Vereins

Der Vorstand ist ähnlich wie die Geschäftsleitung eines Unternehmens, mit der Führung und Leitung des Vereins beauftragt. Der § 26 BGB erläutert die Zusammensetzung und die Aufgaben des Vorstands detailliert:

• Jeder Verein muss einen Vorstand haben.
• Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich.
• Er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters.
• Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten.

Vorstandsmitglieder eines Vereins sind an die Vereinssatzung, die rechtlichen Vorgaben des BGB und ebenso an die Geschäftsordnung im Verein gebunden. Man unterscheidet im Verein eine interne und eine externe Geschäftsordnung. Im Allgemeinen ordnet die Geschäftsordnung explizit die organisatorischen Rahmenbedingungen bei Sitzungen und Versammlungen. Der Vorstand eines Vereins kann sich durch eine interne Geschäftsordnung persönliche Rechte und Pflichten aufgeben. Diese kann er bei Bedarf mit einfacher Vorstandsmehrheit verändern. Die externe Geschäftsordnung wird im Gegensatz dazu von der Mitgliederversammlung implementiert. Der Vorstand ist verpflichtet diese Geschäftsordnung vollumfänglich zu beachten. Sie kann vom den Vorstandsmitgliedern nicht negiert oder korrigiert werden.

Vorstände werden auf Basis von § 27 BGB von der Mitgliederversammlung bestellt und sind zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung verpflichtet.

Besondere Vertreter des Vorstandes

Zur Vereinsstruktur können neben dem Vorstand gleichzeitig ein oder mehrere besondere Vertreter des Vorstandes gehören. Diese bilden ein eigenes Organ im Verein und können vom Vorstand weitreichende Befugnisse eingeräumt bekommen. Die gesetzliche Grundlage für die besonderen Vertreter des Vorstandes erläutert der Gesetzgeber im § 30 BGB. Dort heißt es: „Durch die Satzung kann bestimmt werden, dass neben dem Vorstand für gewisse Geschäfte besondere Vertreter zu bestellen sind. Die Vertretungsmacht eines solchen Vertreters erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt.“

Besondere Vertreter des Vorstandes kommen vor allem in größeren, überregionalen Vereinen zum Einsatz. Unterhält ein Verein zum Beispiel Regionalvertretungen in unterschiedlichen Städten und Bundesländern, benötigt der Vorstand Vertreter, die sich um die Organisation und die Führung des Standortes kümmern. Da das Vereinsrecht den klassischen Geschäftsführer, der aus Unternehmen bekannt ist, nicht vorsieht, kommt in einem solchen Fall der in § 30 BGB beschriebene besondere Vertreter des Vorstands zum Tragen. Er besitzt nicht die Rechte und Pflichten eines Vorstands. Um seinem Auftrag nachkommen zu können, erhält er zur Ausübung seiner Tätigkeit Freiheiten und selbstständige Entscheidungsbefugnisse. Weitere Einsatzgebiete für dieses besondere Organ im Verein sind:

• Führung einer abgeschlossenen Abteilung im Bereich der Vereinsorganisation, zum Beispiel Merchandising.
• Leitung eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs im Verein, zum Beispiel Führung des Merchandising-Shops im Verein.

Die Mitgliederversammlung

Das entscheidende Organ und gleichzeitig das höchste Gremium im Verein stellt die Mitgliederversammlung dar. Sie besteht aus allen ordentlichen Mitgliedern des Vereins und ist gemäß der Satzung und auf Grundlage von § 32 BGB berechtigt, umfassende Entscheidungen zu treffen. Der Gesetzgeber zeigt den Stellenwert der Mitgliederversammlung wie folgt auf:

• Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet.
• Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.
• Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Die Mitgliederversammlung ist auf der einen Seite ein Gremium aller ordentlichen Vereinsmitglieder. Darüber hinaus kann sie als zentrale und wichtigste Veranstaltung oder Zusammenkunft im Verein bezeichnet werden. Sie ist durch demokratische Beschlussfassung in der Lage, alle die Vereinsarbeit betreffenden Anträge durch Mehrheitsbeschluss abzulehnen oder anzunehmen. Viele Vereine berufen eine Mitgliederversammlung einmalig pro Jahr ein und bezeichnen diese als Jahreshauptversammlung. Das Einberufen einer annuellen Mitgliederversammlung ist rechtlich vorgeschrieben und für Vereine bindend. Darüber hinaus ist es zu jeder Zeit möglich, eine Mitgliederversammlung anzusetzen, um wichtige Entscheidungen zu diskutieren und Beschlüsse zu fassen. Dies drückt das Vereinsrecht in Deutschland im § 36 BGB aus, wenn dort gesagt wird: „Die Mitgliederversammlung ist in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann zu berufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert.“

Die Mitgliederversammlung ist grundsätzlich für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig. In der Satzung kann der Verein die Mitgliederversammlung zwar in Bezug auf ihre Kompetenzen beschneiden, sie behält trotz dieses Umstandes kraft Gesetzes umfangreiche Rechte, die die allgemeine Ausrichtung des Vereins betreffen. Dies kann grundsätzlich gesagt werden, da die Mitgliederversammlung gegenüber dem Vorstand weisungsberechtigt ist und den Vorstand mit einfacher Mehrheit wählt.

Weitere Organe im Verein

Das Bürgerliche Gesetzbuch beschreibt explizit die drei Hauptorgane im Verein: Der Vorstand, die Mitgliederversammlung und der besondere Vertreter des Vorstands. Darüber hinaus kann der Verein in seiner Satzung und durch Beschluss der Mitgliederversammlung zusätzliche Organe bestimmen, die die Vereinsstruktur professionalisieren. Zweck jedes weiteren Organs im Verein sollte es sein, die Vereinsziele nachhaltig zu verfolgen und den Gesamtverein und seine Ausrichtung zu stärken.

Die folgenden zusätzlichen Strukturen im Verein sind erprobt, bekannt und vorstellbar:

• Beirat,
• Gremien, wie ein Expertengremium oder Ausschüsse wie der Haushaltsausschuss,
• Arbeitsgruppen,
• Geschäftsstellen,
• Ehrenrat,
• Der Aufsichtsrat

Der Beirat

Als fakultatives Vereinsorgan kann ein Beirat für einen Verein wichtige Aufgaben übernehmen. In vielen Fällen ist der Beirat eines Vereins mit hochkarätigen und einflussreichen Persönlichkeiten besetzt, die einen hohen gesellschaftlichen Status haben oder durch ihre fachliche und persönliche Kompetenz überzeugen. In einem großen Sportverein mag ein bekannter Politiker oder ein global agierender Manager im Beirat sitzen. Ein regionaler Verein wird im Beirat mit hoher Wahrscheinlichkeit eher von einem Kommunalpolitiker und einem einflussreichen lokalen Unternehmenslenker unterstützt.

Die Aufgabe des Beirats ist die kompetente und zielorientierte Beratung des Vorstands in allen Sachfragen. Der Vorstand schätzt die Beratung und die unterschiedlichen Sichtweisen des Beirats um sinnvolle, dem Vereinszweck dienliche Entscheidungen zu treffen. Unternehmen oder Manager können vor allem bei wirtschaftlichen Sachfragen ihre Erfahrungen und Kompetenzen einbringen. Gleichzeitig können sie vermittelnd tätig sein oder ihr persönliches Netzwerk zur Verfügung stellen. Dies kann dem Verein Vorteile bei Investitionen bringen und potenzielle Mitglieder auf den Verein und seine Ziele aufmerksam machen.

Die Satzung eines Vereins kann dem Beirat weitreichende Kompetenzen einräumen. Hierfür ist es notwendig, in der Satzung unter anderem die folgenden Punkte zu verankern:

• Welche Aufgaben und Kompetenzen der Beirat hat.
• Wie er bestellt und kontrolliert wird.
• Wie lange die Amtszeit des Beirats festgelegt wird.

Gremien und Ausschüsse

Äquivalent zu einem Beirat im Verein können Gremien und Ausschüsse den Vorstand des Vereins umfassend unterstützen. Als Beispiel kann ein Expertengremium angeführt werden. Es besteht aus fachlich versierten Experten, die den Vorstand zu fachbezogenen Themen und vor richtungsweisenden Entscheidungen beraten können. Das Expertengremium wird ausschließlich zweckbezogen implementiert und ins Vereinsleben einbezogen, um den Vorstand mit Sachverstand zu einem fest umrissenen Fachgebiet Empfehlungen zu geben. Expertengremien werden von Vereinen für eine bestimmte Zeit berufen und stellen ein Aushängeschild für die Wertigkeit des Vereins und seiner Ziele dar.

Neben Gremien, die einem bestimmten Zweck dienen, können ebenso Ausschüsse komplexe Aufgaben im Verein übernehmen und in ihrem Fachbereich kompetent tätig werden. Bekannte Ausschüsse in Vereinen sind:

• Der Haushaltsausschuss.
• Der Rechtsausschuss.
• Der Zertifizierungsausschuss.
• Der Eintragungsausschuss.

Die Liste der Ausschüsse richtet sich nach dem Vereinszweck und kann abhängig von der Ausrichtung des Vereins erweitert werden. In der Regel verfügt die Satzung, dass Ausschüsse in Vereinen von einem Vorstand geleitetet werden müssen. Der Zweck und das Themengebiet des Ausschusses sollten, wenn möglich zur Kompetenz des Vorstands passen.

Beispiel: Ein Vorstandsmitglied eines Vereins, dass gleichzeitig in der Finanzabteilung eines global agierenden Unternehmens arbeitet, kann die thematischen Herausforderungen des Haushaltsausschusses besser nachvollziehen, als ein Vorstand, der beruflich als Bäckermeister tätig ist.

Passt der Zweck des Ausschusses zu den Kompetenzen des Vorstandsmitglieds, entsteht eine kollegiale und fruchtbare Teamarbeit zwischen allen Beteiligten. Darüber hinaus kann der Vorstand in seinem Kerngebiet aus eigener Erfahrung Entscheidungen anbahnen und im Kollektiv treffen. Die Aufgaben des Ausschusses, seine Bewertungen und seine beratende Funktion für den Vorstand sind auf diese Weise professionell in den Vereinsablauf eingepasst und stützen die Ziele und Werte des Vereins.

Arbeitsgruppen

Ein Verein lebt vom Engagement seiner Mitglieder. Im Laufe eines Jahres entstehen im Verein die unterschiedlichsten Fragestellungen. Hierbei mag es sich zum Beispiel:

• um die Ausrichtung von Festen und Veranstaltungen,
• die allgemeine Öffentlichkeitsarbeit und das Vereinsmarketing oder die
• Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

im Verein handeln. Arbeitsgruppen unterstützen den Verein in diesem Fall durch ihr zielgerichtetes Engagement. Sie fokussieren sich auf eine festgelegte Fragestellung und erarbeiten zukunftsfähige Strategien für den Verein. Durch Brainstorming, Recherche und Teamarbeit ergeben sich neue Chancen und Möglichkeiten sowie strukturierte Handlungsideen. Diese können in einer Mitgliederversammlung oder durch den Vorstand verabschiedet und umgesetzt werden. Ein Verein profitiert von Arbeitsgruppen, da diese das Vereinsleben und den Zusammenhalt nachhaltig und positiv beeinflussen.

Gleichzeitig ist die Mitarbeit in Arbeitsgruppen für viele Vereinsmitglieder motivierend, da sie einen unmittelbaren Anteil an richtungsweisenden Entscheidungen des Vereins haben können. Die organisatorischen Rahmenbedingungen für Arbeitsgruppen werden vom Vorstand eines Vereins oder durch die Satzung festgelegt.

Die Geschäftsstelle

Ein ausführendes Organ eines Vereins stellt die Geschäftsstelle dar. Abhängig von der Größe des Vereins können überregional mehrere Geschäftsstellen aufgebaut werden, die sich lokal um die Arbeit des Vereins kümmern. Die Satzung eines Vereins sollte Hinweise enthalten, wann und in welcher Ausprägung eine Geschäftsstelle eröffnet wird. In der Praxis werden auf Basis von § 30 BGB Geschäftsstellenleiter als spezielle Vertreter des Vorstands mit der Leitung und Betreuung der Geschäftsstelle betraut.

Eine Geschäftsstelle übernimmt für den Verein vor allem organisatorische, administrative und strategische Aufgaben. Sie kümmert sich vollumfänglich um die folgenden Tätigkeitsbereiche:

• Administration und Buchhaltung.
• Datenverarbeitung nach Maßgabe der DSGVO.
• Führen der Mitgliederkartei, sowie Neuaufnahme von Mitgliedern.
• Einkauf von Verbrauchsmaterialien.
• Öffentlichkeitsarbeit.

Der Ehrenrat

Es liegt auf der Hand, dass nicht jede Entscheidung im Verein einstimmig getroffen wird. Es kommt vor, dass wichtige oder strategische Punkte über eine lange Zeit intensiv reflektiert und diskutiert werden. Nach einer Mehrheitsentscheidung mögen die unterlegenen Vereinsmitglieder unzufrieden sein und das Votum der Mehrheit nicht akzeptieren. Ergeben sich hieraus Streitigkeit und unüberbrückbare Differenzen, kann dies auf lange Sicht negative Folgen für den Verein haben. Um Austritten oder öffentlich ausgetragenen Divergenzen vorzubeugen, ist es möglich, durch die Mitgliederversammlung einen Ehrenrat als beratendes und schlichtendes Organ im Verein einzusetzen.

Der Ehrenrat kann aus verdienstvollen Vereinsmitglieder bestehen, die sich sowohl aufgrund ihrer Lebenserfahrung wie durch ihre Arbeit für den Verein verdient gemacht haben. In ihrer Stellung achten sie darauf, empathisch und kommunikativ Auswege bei Streitigkeiten aufzuzeigen. Sie fokussieren sich darauf, zerstrittene Parteien im Verein in Gesprächen zusammenzubringen und diesen bei der persönlichen Annäherung zu helfen. Ihre Arbeit gleicht der Tätigkeit professioneller Mediatoren. Die Aufgaben des Ehrenrates als Organ, seine Implementierung und seine Rolle im Verein muss in der Vereinssatzung eindeutig umrissen werden. Er wird turnusmäßig von der Mitgliederversammlung gewählt und kann durch seine Funktion im Verein viel Gutes im zwischenmenschlichen Bereich bewirken.

Der Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat übernimmt in vielen Vereinen eine herausgehobene Kontrollfunktion. Er begutachtet den Vorstand aus fachlicher Sicht und prüft dessen Arbeit und Geschäftstätigkeit. Der Aufsichtsrat achtet bei seiner Tätigkeit darauf, dass zu jeder Zeit die gesetzlichen Regelungen im Verein und im speziellen vom Vorstand eingehalten werden. Gleichzeitig prüft er die Satzungskonformität und kontrolliert den Rechnungsabschluss. Ähnlich dem Controlling in einem Unternehmen inspiziert und überwacht der Aufsichtsrat die Vereinsarbeit kritisch und sachbezogen.

In vielen Vereinen wenden sich Mitglieder bei Sachfragen, Wünschen oder Anregungen an den Aufsichtsrat. Dieser prüft das Ansinnen der Vereinsmitglieder auf Durchführbarkeit und informiert den Vorstand. Die Satzung eines Vereins muss eindeutig darüber Auskunft geben, welche Rechte der Aufsichtsrat in einem Verein genießt.

Zum Beispiel sollte in der Satzung unmissverständlich festgelegt werden, ob der Aufsichtsrat die Möglichkeit hat, zu jeder Zeit Geschäftsunterlagen oder Buchhaltungsunterlagen einzusehen oder ob hierbei Fristen und Vorlaufzeiten eingehalten werden müssen. Im Rahmen der Mitgliederversammlung obliegt es dem Aufsichtsrat, die Mitglieder über die Arbeit des Vorstands aufzuklären, Ungereimtheiten ohne Ansehen der Person zu benennen und auf diese Weise die Ziele des Vereins nachhaltig zu unterstützen.

Zusammenfassung: Die zielorientierte Vereinsstruktur

Welche Rechtsform ein Verein wählen kann

Im Bürgerlichen Gesetzbuch werden die Rechtsformen beschrieben, die das Vereinsrecht in Deutschland vorsieht. Mit Abstand am weitesten verbreitet ist der nicht wirtschaftliche Verein oder Idealverein, der seine Rechtsfähigkeit durch die Eintragung ins Vereinsregister erlangt. Er unterliegt nach dem Registereintrag den gesetzlichen Bestimmungen des BGB und profitiert unter anderem von Steuerfreiheit und umfangreichen Steuervorteilen. Man erkennt ihn im Namen durch das Kürzel e. V.

Der nicht eingetragene Verein wird vor allem dann als Rechtsform für einen Verein gewählt, wenn kurzfristige Anliegen in einer Vereinsstruktur organisiert und bearbeitet werden sollen. Eine Bürgerbewegung, die sich für ein regionales Vorhaben gründet und sich für den Erhalt eines Waldes oder eines Naturschutzgebietes einsetzt, ist ein markantes Beispiel für einen nicht eingetragenen Verein. Da keine Eintragung im Vereinsregister vorgenommen wird, sind die Kosten für die Gründung minimal. Gleichzeitig kann der Verein nach Projektende schnell liquidiert werden.

Wirtschaftliche Vereine auf Grundlage von § 22 BGB oder nicht rechtsfähige Vereine werden seltener gegründet. Einer der Hauptgründe hierfür ist die persönliche Haftung der Mitglieder. Wird ein Verein aus rein wirtschaftlichen Interessen gegründet, sollten sich alle Beteiligten beraten, ob die Eröffnung eines Unternehmens die bessere Alternative darstellt, da eine Unternehmensgründung in der Regel einfacher und schneller realisiert werden kann.

Vereinsgründer sollten sich eingehend mit den Vor- und Nachteilen der Rechtsformen für Vereine beschäftigen und intensiv abwägen, welche Vereinsform bestmöglich zu den Zielen des zu gründenden Vereins passt. Entscheidend hierbei ist Fachwissen über das Vereinsrecht in Deutschland, welches vor allem im Bürgerlichen Gesetzbuch verankert ist.