Welche Frist müssen wir bei der Einberufung zur Mitgliederversammlung WIRKLICH beachten
Die Antwort: Das kommt darauf an, was in der Satzung steht. Nennt sie keine Einberufungsfrist, muss die Frist so bemessen werden, dass es den Mitgliedern möglich ist, sich auf die Versammlung vorzubereiten und an ihr teilzunehmen. Welche Frist angemessen ist, hängt immer auch davon ab, ob alle Mitglieder am Vereinssitz oder zumindest in der näheren Umgebung wohnen, also keine langen Anreisewege haben.
Mein Tipp:
Auch wenn in den meisten Fällen zwei Wochen genügen mögen, gehen Sie besser auf Nummer sicher und entscheiden sich für eine Einladungsfrist von drei oder vier Wochen und regeln dies auch entsprechend in der Satzung.
Formulierungsbeispiel:
Die Einladungsfrist beträgt vier Wochen.
Doch wann beginnt die Einberufungsfrist zu laufen?
Entscheidend ist nicht, wann beispielsweise die Briefe mit der Einladung zur Mitgliederversammlung zur Post gegeben wurden. Vielmehr beginnt die Frist mit dem Tag, an dem die Postsendung bei gewöhnlichem Postlauf beim Empfänger eintrifft. Dafür können Sie im Inland den nächsten Werktag zugrunde legen. Auch dann, wenn Sie per E-Mail zu Mitgliederversammlungen einladen, empfiehlt es sich, vorsichtshalber einen Tag „draufzulegen“.
Mein Tipp:
Immer wieder vergessen Mitglieder, nach einem Umzug ihre neue Adresse mitzuteilen. Es kann nicht Ihre Aufgabe als Vorstand und auch nicht die der Geschäftsstelle sein, hinter den neuen Adressen von Mitgliedern hinterherzurecherchieren. Deshalb gehört in die Satzung auch der Passus, dass es genügt, wenn die Einladung zur Mitgliederversammlung an die letzte bekannte Adresse gerichtet ist.
Formulierungsbeispiel:
Die Frist beginnt mit dem auf die Absendung des Einladungsschreibens folgenden Tag. Es gilt das Datum des Poststempels. Das Einladungsschreiben gilt dem Mitglied als zugegangen, wenn es an die letzte vom Mitglied des Vereins schriftlich bekannt gegebene Wohnadresse bzw. E-Mail-Adresse gerichtet ist.
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