Hybride Mitgliederversammlung im Verein: Definition, Realisierung und Vorteile
Mit dem Begriff „Hybride Mitgliederversammlung“ können viele Vereinsmitglieder erst seit wenigen Jahren etwas anfangen. Durch die Corona-Pandemie hat sich der Trend zu virtuellen Veranstaltungen in Kombination mit Präsenzversammlungen durchgesetzt und könnte auch die Zeit nach der Pandemie überdauern.
Was ist eine hybride Mitgliederversammlung im Verein?
Eine hybride Mitgliederversammlung in Bezug auf Vereine bedeutet, dass eine Teilnahme an der Versammlung sowohl Online als auch in Präsenz möglich ist. Im Rahmen einer gültigen Satzung hat der Vorstand den Handlungsspielraum, Veranstaltungen hybrid stattfinden zu lassen. Hybrid meint die Mischform aus beiden Varianten und egal ob ein Mitglied virtuell oder vor Ort teilnimmt – für die Versammlung macht es keinen Unterschied.
Wie sind hybride Mitgliederversammlungen entstanden?
Die Satzungen von Vereinen sehen vor, dass die Angelegenheiten eines Vereins durch die Beschlussfassung der Mitglieder während einer Versammlung gefasst werden. Vor der Pandemie fanden solche Versammlungen in der Regel in Präsenzform statt – die rasche Verbreitung des Coronavirus machte Versammlungen in Präsenz zwischenzeitlich allerdings unmöglich.
Vereine mussten umstellen auf Online-Versammlungen und wurden darin von der Bundesregierung durch Sonderregelungen unterstützt. Normalerweise muss für eine Abweichung von der Versammlung in Präsenz eine Satzungsgrundlage her, auf diese konnte während der Pandemie aber zunächst verzichtet werden.
Nach der Pandemie und der zunehmenden Normalisierung des Lebens sind auch Versammlungen in Präsenz wieder möglich, allerdings haben viele Vereinsmitglieder Gefallen an der virtuellen Versammlungsteilnahme gefunden. Die Vereine haben nun die Aufgabe, alle Interessen unter einen Hut zu bringen und sowohl Versammlungen in Präsenz zu ermöglichen als auch eine virtuelle Teilnahme. Die Lösung lautet: Hybride Mitgliederversammlung. Sie ist das beste aus beiden Welten und bietet Vereinsmitgliedern die maximale Flexibilität.
Was sind die Voraussetzungen einer hybriden Mitgliederversammlung?
Hybride Versammlungen haben dieselben Voraussetzungen wie Präsenzveranstaltungen:
- Jedes Mitglied wurde satzungsgemäß eingeladen.
- Jedes Mitglied hat Rederecht und kann davon während der Versammlung Gebrauch machen.
- Jedes Mitglied kann Anträge einbringen.
- Abstimmungen sind gleichermaßen rechtskräftig.
Informieren Sie die Vereinsmitglieder früh darüber, dass die Mitgliederversammlung hybrid stattfindet, und bitten Sie um eine Anmeldung entweder für die virtuelle Teilnahme oder die Präsenz vor Ort bis zu einem festgelegten Datum. So können Sie verbindlich planen.
Welche Vorteile bietet eine hybride Mitgliederversammlung?
Der Vorteil einer kombinierten Mitgliederversammlung ist, dass mehr Menschen die Teilnahme ermöglicht wird. Lange Anfahrtswege und damit verbundene Kosten entfallen – die Hürde, sich virtuell aus dem eigenen Wohnzimmer zuzuschalten, ist gering.
Auch in der Gesundheit oder Mobilität eingeschränkte Menschen können dank hybrider Modelle an Versammlungen teilnehmen. Für diejenigen, die sich gerne persönlich begegnen, ermöglicht die hybride Form auch dies.
Welchen Effekt hat die niedrigere Teilnahmeschwelle der hybriden Mitgliederversammlung?
Die bisherigen Erfahrungen vieler Vereine mit hybriden Mitgliederversammlungen zeigen, dass sie die Teilnehmerzahl erhöhen. Insbesondere in Zeiten von sinkenden Mitgliederzahlen in Vereinen, ist es umso wertvoller, wenn die bestehenden Mitglieder sich engagieren. Die Demokratie innerhalb der Vereine wird auf diese Weise gestärkt, da sich mehr Mitglieder aktiv an der Entscheidungsfindung und Ausgestaltung beteiligen.
Für große Vereine mit hunderten oder tausenden Mitgliedern ermöglichen hybride Versammlungen eine Teilnahme für alle, die bei einer reinen Präsenzveranstaltung nicht möglich wäre.
Wie realisieren Sie eine hybride Mitgliederversammlung?
Auf die Organisatoren und Teilnehmer einer hybriden Versammlung warten auch einige Hürden. Schließlich gibt es einige technische Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Versammlung erfüllt sein müssen. Und auch die Abstimmungen, die in Versammlungen vorgesehen sind, müssen ordnungsgemäß organisiert, durchgeführt und ausgewertet werden.
1. Gute Technik als Basis einer hybriden Mitgliederversammlung
Damit auch die Zuhausegebliebenen ein positives Versammlungserlebnis haben, ist eine gute Technik unverzichtbar. Eine schnelle Internetverbindung für die Übertragung sowie eine gute Bild- und Tonqualität legen den Grundstein für eine hybride Versammlung. Die virtuell teilnehmenden Mitglieder sollten keinen Nachteil dadurch erfahren, dass sie nicht live anwesend sind. Wert auf die technische Realisation zu legen, ist daher für die veranstaltenden Mitglieder unerlässlich. Auch die in Präsenz teilnehmenden Mitglieder sollten die Möglichkeit haben, sich so an der Veranstaltung zu beteiligen, dass sie für die virtuellen Teilnehmer gut sichtbar und gut hörbar sind und ohne große Verzögerungen im Ablauf ihren Beitrag für alle verständlich liefern können. Das Aufstellen mehrere Bildschirme, Testdurchläufe sowie das Überprüfen der Internetgeschwindigkeit sind viele kleine Aspekte, die zusammengenommen eine angenehme und störungsfreie Versammlung für alle Teilnehmer ermöglichen.
2. Leicht zugänglich als Voraussetzung
Für die virtuell teilnehmenden Mitglieder sollte die Veranstaltung leicht zugänglich sein. Am besten können sie sich mit einem Klick einloggen und sind direkt dabei. Ob Microsoft Teams, Zoom oder Skype – alle großen Videokonferenzanbieter haben sich bewährt und sind für solche Zwecke geeignet.
3. Abstimmungstool bei der Mitgliederversammlung
Um eine rechtssichere Wahl zu ermöglichen, sollten sich Vereine im Vorfeld für eine Abstimmungsvariante entscheiden. Viele Software-Anbieter haben Tools im Programm, die die Abstimmung per Browser ermöglichen. Somit können Teilnehmer sowohl vom Smartphone aus als auch vom heimischen Laptop abstimmen und auch die Teilnehmer vor Ort können durch den Einsatz Ihrer Smartphones die Abstimmung tätigen. Gleichzeitig erfassen solche Tools häufig noch die Anwesenheit der Teilnehmer. Auch Apps können sowohl die Erfassung der Anwesenheit als auch die Abstimmung leisten und jeder Versammlungsteilnehmer muss diese App dann im Vorfeld auf sein Smartphone laden. Das gewählte Abstimmungstool sollte verschiedene Optionen bieten:
a. Verschiedene Abstimmungsvarianten wie Einfachauswahl (Ja/Nein/Enthaltung) oder Mehrfachauswahl (Wahl von Personen/Listen/mehreren Optionen)
b. Mögliche Antwortkorrektur bis die Stimmabgabe endet
Die analoge Variante ist, die Vereinsmitglieder im Vorfeld per Briefwahl abstimmen zu lassen. Eine solche Briefwahl wird durch den Vorstand bestimmt und sollte rechtzeitig angekündigt werden. Sie kann auch im Rahmen eines Umlaufverfahrens gewählt werden, wenn Themen ganz ohne eine Versammlung zur Abstimmung gestellt werden.
4. Nachbereitung der hybriden Mitgliederversammlung
Wie auch bei einer reinen Präsenzveranstaltung, erfordert auch eine hybride Mitgliederversammlung eine Nachbereitung in Form eines Protokolls. Am einfachsten ist, dieses Protokoll allen Mitgliedern per E-Mail zukommen zu lassen.
Welche technischen Faktoren sind bei einer hybriden Mitgliederversammlung zu berücksichtigen?
Für die Auswahl der richtigen Technik für die Veranstaltung, sowohl im Hinblick auf die Übertragung als auch auf die Abstimmung, müssen Sie verschiedene Aspekte berücksichtigen:
- Wie groß ist die Versammlung?
- Kann die Authentizität der Teilnehmer sichergestellt werden?
- Kann die Stimmabgabe (ggf. in geheimer Form) sichergestellt werden?
- Welche Kapazitätsgrenzen gibt es hinsichtlich der Dauer einer Versammlung?
- Wie viele Personen nehmen vor Ort teil und wie viele virtuell?
- Welche Kosten sind mit der hybriden Mitgliederversammlung verbunden?
- Welche datenschutzrechtlichen Aspekte sind zu berücksichtigen?
Bevor Sie Ihre hybride Mitgliederversammlung konkret planen und die Vereinsmitglieder dazu einladen, sollten Sie auf all diese Fragen eine Antwort haben, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Insbesondere aus technischer Sicht ist der Markt dynamisch und es kommen regelmäßig neue Tools, Apps und Systeme heraus, die immer wieder neue Möglichkeiten für die Durchführung von hybriden Mitgliederversammlungen bieten. Informieren Sie sich daher gründlich, auf welche Lösungen Sie setzen.
Hybride Mitgliederversammlungen mit der Hilfe von externen Dienstleistern planen?
Mittlerweile gibt es viele Dienstleister, die ihre Unterstützung bei der Durchführung einer hybriden Mitgliederversammlung anbieten. Für Vereine, die Hilfe brauchen und sich auf einen Partner verlassen wollen, der alle Aspekte bedenkt, kann dies eine sinnvolle Option sein. In der Regel werden dort alle technischen Aspekte sowie die Rechtssicherheit der Versammlung bedacht.
Sind hybride Mitgliederversammlungen auch nach der Pandemie zulässig?
Bis zum 31.08.2022 konnten Vereine noch ohne Satzungsgrundlage von den Ausnahmeregelungen Gebrauch machen, die Versammlungen in virtueller oder hybrider Form zulassen. Somit brauchen sie eine Änderung ihrer Satzung, die ihnen eine rechtssichere hybride Mitgliederversammlung ermöglicht.
Bislang hat der Gesetzgeber noch keine Lösung geschaffen. Ein Gesetzesentwurf liegt jedoch schon vor. An diesem können Sie sich an Ihre Satzungsreglung orientieren: Der Vorstand kann vorsehen, dass Vereinsmitglieder an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation aufnehmen können.
Fazit: Deshalb sind hybride Mitgliederversammlungen für Vereine so sinnvoll
Hybride Mitgliederversammlungen erhöhen die Teilnehmerzahl, da Mitglieder so bequem aus dem heimischen Wohnzimmer teilnehmen können. Die Anreise entfällt, Kosten werden reduziert und auch Personen mit Mobilitäts- oder Gesundheitseinschränkungen können so teilnehmen. Dies stärkt das demokratische Wesen innerhalb der Vereine, da dadurch auch mehr Mitglieder an den Entscheidungen beteiligt sind.
Bei hybriden Mitgliederversammlungen muss der Fokus stark auf die Technik gelegt werden, damit die Veranstaltung reibungslos abläuft und auch für die virtuell Teilnehmenden angenehm ist. Auch für die Abstimmungen müssen sich die Veranstalter im Vorfeld Gedanken machen und auf entsprechende Tools oder Apps zurückgreifen. Entscheidend ist, dass die Erfassung von Daten sowie die Abstimmung rechtssicher sowie datenschutzkonform abläuft. Es gibt Dienstleister, die bei der Durchführung solcher hybriden Versammlungen helfen können.
Ab dem 1. September 2022 müssen alle Vereine, die auch künftig auf hybride Mitgliederversammlungen setzen wollen, ihre Satzung dahingehend ändern. Bis dahin sind solche Satzungsänderungen noch nicht vorgeschrieben, da aufgrund der Corona-Pandemie eine Ausnahmesituation besteht.
