Das Vereinsheim 

Was ist ein Vereinsheim? 

Viele Vereine sind in der glücklichen Lage und können ein Vereinsheim nutzen, entweder zur Pacht oder idealerweise sogar als Eigentümer. Es ist ein Ort, an dem sich meist das Vereinsleben abspielt, sich üblicherweise die Verwaltung befindet, es ist aber auch ein sozialer Treffpunkt der Mitglieder.   

Insbesondere im ländlichen Raum, haben die Vereinsheime sehr oft eine herausragende Bedeutung. Nicht nur, weil das halbe Dorf ohnehin Mitglied im Verein ist, sondern, weil es auch als Treffpunkt für viele örtliche Veranstaltungen dient.   

Ein Vereinsheim ist in der Regel ein multifunktionales Gebäude. Es muss nämlich den unterschiedlichsten Anforderungen genügen. Das reicht von einem Haus lediglich mit Umkleideräumen, Duschen und Toiletten sowie einem Technikraum z.B. für die Sportgeräte oder ähnlichem auf einem Sportplatz, bis hin zu Gebäuden mit Büros, Sitzungszimmern, Räumen für die Vereinstätigkeit, Aufenthaltsräumen mit einem großen Fernseher und zum Spielen für die Kinder und oft auch einer mehr oder weniger umfangreichen Gastronomie.  

Je größer und funktionaler solch ein Haus ist, desto größer werden auch die Ansprüche an die Verwaltung.   

Die Verwaltung  

Neben der Führung des Vereins, muss sich natürlich auch jemand um „das Haus“ kümmern. Das sollte aber kein Mitglied des vertretungsberechtigten Vorstandes sein, weil dieser genug andere Aufgaben hat. Denn bei der Verwaltung eines Objektes gibt es einiges zu beachten. Es ist daher ratsam, einen Hauswart zu bestimmen oder durch die Mitglieder wählen zu lassen, der dann durchaus auch zum erweiterten Vorstand angehören kann aber nicht muss.   

Der Hauswart  

Zunächst einmal muss der Hauswart den Überblick über das gesamte Geschehen innerhalb und außerhalb des Hauses haben. Er sollte pflicht- und verantwortungsbewusst arbeiten und auch kommunikativ sein. Denn immerhin muss er auch mit den Vereinsmitgliedern auskommen, muss sie aber durchaus auch mal in die Schranken weisen.  

Eine wichtige Anforderung besteht darin, dass er auch handwerkliche Fähigkeiten und Erfahrungen besitzt. Nicht nur, dass er kleine Havarien schnell selbst beseitigen oder Reparaturen ausführen kann, er muss auch Bau- und Sicherheitsmängel erkennen, um dann ggf. Aufträge auslösen zu können.  

Ob der Hauswart auch Reinigungsarbeiten übernimmt/übernehmen muss, hängt davon ab, was mit ihm vereinbart wurde. In vielen Vereinen ist das aber so.   

Ehrenamtliche Tätigkeit 

Sofern die Tätigkeit ehrenamtlich ausgeführt wird, kann der Hauswart problemlos mit der steuerfreien Ehrenamtspauschale von derzeit 840 Euro pro Jahr vergütet werden. Wichtig dabei ist allerdings, dass seine Tätigkeit ausschließlich dem gemeinnützigen Zweck des Vereins dient. Wird er z.B. auch teilweise in der Vereinsgasstätte eingesetzt oder er verkauft beim Heimspiel der Vereinsmannschaft Bratwürste und Bier, dann darf die Ehrenamtspauschale dafür nicht angewendet werden. Nun ist es natürlich oft so, dass sich bestimmte Arbeiten nicht klar trennen lassen. Wenn er z.B. den Gymnastikraum sauber macht, der aber auch von der Gaststätte für Feiern genutzt wird, muss der Vorstand bei der Tätigkeitsbeschreibung für die Ehrenamtspauschale sehr aufpassen. Es darf da mit keiner Silbe erwähnt werden, dass die Tätigkeit auch dem Gastronomiebereich zugutekommt. Der Verein würde sonst Gefahr laufen, seine Gemeinnützigkeit zu verlieren.  

Gehört der Hauswart dem erweiterten Vorstand an, dann hat er ja eine Wahlfunktion inne. Die Ehrenamtspauschale darf dann an ihn nur gezahlt werden, wenn es in der Satzung eine Regelung für die Honorierung des Vorstandes gibt.  

Hauptamtliche Tätigkeit 

Natürlich kann man den Hauswart auch mit mehr, als der Ehrenamtspauschale vergüten. Dann ist er aber immer ein Arbeitnehmer (entweder mit einem Minijob oder einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis) und der Verein muss die entsprechenden Abgaben abführen.  

Nun könnte ein Vorstand ja auch auf die Idee kommen und meinen, dass man ihm ja dennoch ein höheres Honorar zahlen kann und was „über“ der Ehrenamtspauschale ist, muss er eben selbst versteuern. Falsch gedacht!   

Die entscheidende Frage ist hier, ob er als sog. Selbständiger eingestuft werden kann. Das würde aber voraussetzen, dass er am Markt tätig ist (er hat z.B. einen gewerblichen Hausmeisterservice) und er nicht in irgendeiner Weise in den Verein eingebunden ist und weisungsgebunden arbeiten muss. Diese Weisungsgebundenheit ist aber bei dieser Art von Tätigkeit zu 99% gegeben. 

Die Vereinsgaststätte  

Unterhält ein Verein in Eigenregie eine Gastronomie in seinem Vereinsheim, unterliegt er dem deutschen Gaststättengesetz (GastG). Die meisten Vorschriften dieses Gesetzes – insbesondere über den Ausschank von alkoholischen Getränken – finden auch auf Vereine Anwendung, auch wenn diese gar kein Gewerbe betreiben.  

Gewisse Erleichterungen gibt es allerdings, wenn alkoholische Getränke nur an Mitglieder und nur in Vereinsräumen ausgeschenkt werden, die nicht Teil eines Gaststättenbetriebes sind.  

In diesem Fall muss weder der Verein noch derjenige, der das Bier verkauft, nichts befürchten. Der Verkauf findet in Vereinsräumen ohne Fremde statt und es steckt auch keine Gewinnerzielungsabsicht dahinter.   

Wird die Gaststätte allerdings verpachtet, gilt für den Pächter das Gesetz uneingeschränkt und er muss den gesetzlichen Regelungen auch ohne Ausnahmen nachzukommen. 

Die Vermietung des Vereinsheims  

Da in Vereinsheimen mitunter geeignete Räume für bestimmte Veranstaltungen vorhanden sind, treten oft Mitglieder aber auch Nichtmitglieder an den Verein heran, mit der Bitte, das Heim für einen bestimmten Anlass nutzen zu können. Das kann z.B. die Einschulung, ein Geburtstag oder auch ein Polterabend usw. sein aber auch Schulungsräume werden oft gesucht.  

Hat der Verein die entsprechenden Räume und Freiflächen zur Verfügung und ist zu einer Vermietung bereit, sollte er unbedingt einen schriftlichen Vertrag parat haben, der die Nutzung sowie die Rückgabe klar regelt.  

Wesentliche Inhalte solch eines Vertrages sollten sein: 

• Name, Anschrift, Telefon und Email des Nutzers 
• Datum und Beginn der Veranstaltung 
• Erwartete Personenzahl 
• Welche Räume und Einrichten werden genutzt 
• Nutzungsgebühr 
• Höhe der Kaution 
• Verpflichtung, dass der Nutzer selbst alle erforderlichen Genehmigungen einholen muss (Ordnungsamt, Polizei, GEMA usw.) 
• Übergabe des Objektes 
• Allgemeine Verhaltensregeln (Lärmregelung, Rauchen, Pyrotechnik, offenes Feuer, Zelten usw.) 
• Haftungsfragen bei Personen- und Sachschäden 
• Stornoregelungen 
• Bedingungen für die „Rückgabe“ des Objektes (z.B. Reinigung, Abwaschen des benutzten Geschirrs usw.) 

Steuerliche Behandlung des Vereinsheims  

In den meisten Fällen wird ein Vereinsheim nicht nur ausschließlich für die reine, gemeinnützige Arbeit des Vereins genutzt. Oft kann man bestimmte Bereiche – wie z.B. einen Gaststättenbereich – klar abtrennen, allerdings kann es bei einzelnen Räumen durchaus auch zu einer sog. Mischnutzung kommen. Daher stellt sich die Frage; In welchem steuerlichen Bereich nehme ich welche Buchung vor?  

Fangen wir mit dem Einfachsten an: 

Kosten für Räume und Flächen, die ausschließlich dem gemeinnützigen Satzungszweck dienen, können aus dem ideellen Bereich finanziert werden. Das kann z.B. das Wasser für das Sprengen des Rasenplatzes sein, der Strom für einen Probenraum des Chores oder die Heizung für das Sitzungszimmer des Vorstandes.   

Werden Sportstätten bzw. -räume zusätzlich auch noch stundenweise an Mitglieder vermietet, sind die Einnahmen im Zweckbetrieb zu buchen, ebenso die dafür prozentual anfallenden Kosten. Werden die gleichen Sportstätten aber an Nichtmitglieder vermietet, müssen die Einnahmen und Ausgaben im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gebucht werden. Man muss daher unbedingt einen Überblick über die anteiligen Nutzungszeiten haben, um eine prozentuale Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben vornehmen zu können. Verändern sich diese Anteile über die Jahre nur unwesentlich, sind die meisten Finanzämter dann durchaus bereit, eine pauschalierte Aufteilung zu akzeptieren – also z.B. 60% für Mitglieder und 40% für Nichtmitglieder. Das vereinfacht die Berechnung und Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben auch, wenn die Anteile einmal über- oder unterschritten werden sollten.   

Eine Vereinsgaststätte wird meist langfristig verpachtet. Die Pachteinnahmen kann der Schatzmeister in der Vermögensverwaltung verbuchen. Bei den Betriebskosten ist wieder entscheidend, wer nutzt welche Räume? Sind es reine Gaststättenräume, muss die Betriebskosten auch der Wirt allein tragen. Gibt es aber wieder eine Mischnutzung – der Gymnastikraum wird auch von der Gaststätte genutzt -, muss es wieder diese prozentuale Aufteilung geben. Einen Teil übernimmt der Verein und den anderen der Wirt. 

Die Verkehrssicherungspflicht  

Durch den Betrieb eines Vereinsheims, entstehen für den Verein bezüglich der Sicherheit besondere Anforderungen, die er nicht auf die leichte Schulter nehmen darf. Man sollte nicht leichtsinnig werden, auch wenn bisher noch nichts passiert ist.   

Verkehrssicherungspflicht bedeutet, dass nach geltender Rechtsprechung derjenige, der ein Grundstück oder ein Gebäude Dritten gegenüber zugänglich macht (machen muss), verpflichtet ist, dafür zu sorgen, dass diese Personen keine Schäden durch vorhersehbare Gefahren erleiden. Diese Verkehrssicherungspflicht gilt generell, muss aber nur diejenigen Gefahren ausräumen oder ggf. vor ihnen warnen, die dem sorgfältigen Benutzer nicht rechtzeitig erkennbar sind und auf die er sich nicht rechtzeitig einzustellen vermag. OLG Köln – 6 U 87/84 – 09.01.85.  Die Verkehrssicherungspflicht gilt grundsätzlich auch gegenüber den eigenen Vereinsmitgliedern.  

Nicht erwartet wird in diesem Zusammenhang, dass Gefahrenquellen gegen alle auch nur entfernt denkbaren Schadensfälle abgesichert werden. Es müssen aber alle notwendigen Vorkehrungen gegen voraussehbare Gefahren getroffen werden, die bei bestimmungsgemäßer Benutzung eintreten können.   

Was bedeutet Verkehrssicherungspflicht im Einzelnen?  

• die Streu-, Reinigungs- und Räumpflicht  
• die Pflicht, für ausreichende Beleuchtung von Fluren, Treppen und Gehwegen zu sorgen  
• Vermeidung von Stolperfallen 
• Stühle, Tische, Tribünen müssen standfest sein  
• Geräte (z.B. Sportgräte) dürfen keine Mängel aufweisen 
• die Pflicht zur Absicherung von Baustellen  
• das unter Verschluss halten bzw. Sichern von gefährlichen Gegenständen, Maschinen und Flüssigkeiten  
• die Zustandskontrolle von Bäumen (Ästen) und Sträuchern  
• u.a. 

Sofern das Vereinsheim für eine Veranstaltung an einen Dritten vermietet wurde, treffen die Verkehrssicherungspflichten, die sich aus der Veranstaltung ergeben, natürlich nicht den Verein, sondern den Mieter. Der Verein haftet aber für den ordnungsgemäßen Zustand der Mietsache, er muss also auch in diesem Fall dafür Sorge tragen, dass etwa die Bestuhlung in Ordnung ist, die Beleuchtung überall funktioniert, keine Stolperfallen etwa durch lose Platten oder herumliegende Gartenschläuche usw. bestehen. 

Ebenfalls sind in diesem Zusammenhang die öffentlich-rechtlichen Verkehrssicherungspflichten zu erwähnen, die etwa dadurch entstehen können, dass die Gemeinde die Reinigung des Bürgersteigs oder im Winter die Schneeräumung auf den Verein überträgt. Wird dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, kann dies zu einer Haftung des Vereins führen, wenn sich deswegen eine Person verletzt oder eine Sache beschädigt wird. Hier gilt es also, die entsprechenden organisatorischen Vorkehrungen zu treffen, damit derartige Obliegenheiten regelmäßig und gewissenhaft erfüllt werden. 

Die Gefährdungshaftung  

Aus der Nutzung eines Vereinsheims und einem möglicherweise dazugehörigen Gelände, kann sich aber noch ein anderes Problem ergeben – die Gefährdungshaftung.   

Sofern niemand gewusst hat, dass es diesen lockeren Dachziegel gibt und keiner ahnen konnte, dass er runterfällt, liegt zumindest keine Verletzung der Verkehrssicherungspflicht vor. Es trifft also niemanden ein Verschulden. Und dennoch gilt nach dem Gesetz das Prinzip der verschuldensunabhängigen Gefährdungshaftung des Eigentümers/Pächters. Der Verein haftet also in diesem Fall für den entstandenen Schaden – z.B. Behandlungskosten und Schmerzensgeld. Die Grunderkenntnis daraus ist daher, dass jeder Verein sein Haus in einem tadellosen, betriebssichern Zustand halten muss. Schäden können natürlich dennoch auftreten, man muss sich dann aber nicht vorwerfen lassen, dass man oberflächlich gehandelt und seine Sorgfaltspflicht außer Acht gelassen hat.  

Da so etwas durchaus jeden Verein in ähnlicher Form treffen kann, stellt sich natürlich die Frage, wie man sich dagegen absichern kann.  

Empfehlenswerte Versicherungen 

Jeder Vorstand hat gegenüber seinen Mitgliedern eine gewisse Fürsorgepflicht. Das heißt, dass er alles daransetzen muss, Schäden von den Mitgliedern abzuwenden. Andererseits bedeutet das aber auch, dass er für einen ausreichenden Versicherungsschutz sorgen muss, falls es doch einmal zu einem Schaden kommt.  

Man muss allerdings unterscheiden, ob die Versicherung vorrangig die Mitglieder schützen soll oder das „Hab und Gut“ des Vereins, zu dem auch das Vereinsheim gehört. Die Frage, welche Versicherungen ein Verein benötigt, lässt sich natürlich nicht generell beantworten, da die Anforderungen an den erforderlichen Versicherungsschutz bei jedem Verein anders sein können. Ein Verein mit einem Vereinsheim braucht nun einmal mehr Versicherungen, als einer ohne.  

Folgende Versicherungen sind empfehlenswert: 

Vereinshaftpflichtversicherung 

Wird durch den Verein oder dessen Mitglieder fahrlässig ein Schaden verursacht, reguliert die Haftpflichtversicherung die Ansprüche des Geschädigten. Im oben genannten Beispiel mit dem Dachziegel, trifft ja niemanden eine Schuld, da aber die Gefährdungshaftung greift, würde der Schaden über eine Vereinshaftpflichtversicherung beglichen werden.  

Bei Nutzern eines Vereinsheims sollte diese Haftpflichtversicherung auf jeden Fall folgende Risiken mit einschließen: 

• Grundbesitzerhaftpflicht (muss auch für Pächter gelten) 
• Umweltschädenhaftpflicht  
• Öltankversicherung (falls vorhanden)  
• Bauherrenhaftpflicht (falls der Verein neu-, um- oder anbauen will) 
• Betriebshaftpflicht von Angestellten zur Pflege und Wartung des Vereinsheims 

Gebäudeversicherung 

Wer ein Haus besitzt bzw. als Nutzer die Kosten dafür übernehmen muss, sollte dieses Haus auch gegen Elementarschäden wie Feuer, Sturm, Hagel und Leitungswasser versichern. Diese Versicherung deckt dann die Kosten ab, die zur Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit des Gebäudes (Reparatur oder Neubau) erforderlich sind und in der Regel die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Vereins übersteigen würden. Wichtig ist auch, dass eine Folgeschadenklausel im Vertrag enthalten ist, wenn z.B. durch einen Brand andere Gebäude oder Gegenstände ebenfalls beschädigt oder zerstört wurden. 

Diese Versicherung sollte regelmäßig überprüft und ggf. der Gebäudewert aktuell angepasst werden, um eine Unterversicherung zu vermeiden. 

Gebäudeinventarversicherung  

Da die Gebäudeversicherung lediglich die bauliche Hülle versichert, muss natürlich auch das Inventar, was sich darin befindet, geschützt werden. Die Gebäudeinventarversicherung ist daher quasi die „Hausratversicherung“ für das Vereinsheim. Neben ebenfalls Schäden durch Feuer, Sturm und Leitungswasser (Hagel weniger), muss auf jeden Fall das Risiko Einbruchdiebstahl und Vandalismus mit eingeschlossen sein. Gerade, die Klausel Vandalismus ist sehr wichtig, da es neben den unmittelbaren Einbruchsschäden (kaputte Fenster oder Türen) sehr oft auch zu mutwilligen Beschädigungen im Haus kommt, die dann teurer sein können, als das, was „geklaut“ wurde. So etwas kann durchaus aus Frust über eine zu geringe Beute geschehen. 

Hat der Verein ein Büro im Gebäude, in dem sich eine Computeranlage befindet und auch sonst noch weitere elektrische und elektronische Geräte, dann sollten auf jeden Fall in diese Versicherung sog. Überspannungsschäden, wie z.B. bei Blitzschlag oder Fehlern im Versorgungsnetzt, eingeschlossen werden. Blitze haben nämlich schon sehr oft ganze Computer- und Telefonanlagen nicht nur lahmgelegt, sondern irreparabel zerstört.  

Kaskoversicherung für Gerätschaften 

Viele Vereine besitzen zuweilen umfangreiche Gerätschaften, die einen erheblichen Wert darstellen können. Seien es Kraftfahrzeuge, Boote, Sportgeräte, teure Modelle, Musikinstrumente und dergleichen. Ein Verlust durch Beschädigung oder Diebstahl kann daher für den Verein zu einem erheblichen finanziellen Problem führen. Mit einer entsprechenden Versicherung für diese Gegenstände kann man dieses Risiko minimieren. 

Vereinsrechtsschutz 

Da ein Verein eine juristische Person ist, kann er klagen und verklagt werden. Gleiches trifft auch für die Organmitglieder (Vorstand) in Ausübung ihrer Tätigkeit zu.  

Eine Rechtsschutzversicherung kann daher sehr sinnvoll sein, wenn es z.B. darum geht, Schadersatzansprüche wegen Baumängeln vor Gericht durchzusetzen oder auch überhöhte Schadenersatzansprüche gegen den Verein wegen des o.g. Ziegelsteins, der vom Dach gefallen ist, abzuwehren. 

Über diese Versicherung besteht in der Regel Schutz bei Schadenersatzansprüchen, dem Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Strafrecht, Miet- und Grundstücksrecht. Nicht versicherbar sind allerdings interne Vereinsstreitigkeiten. 

Fragen und Antworten zum Thema Vereinsheim