Vereinssitz festlegen
Der Vereinssitz muss in der Satzung des Vereins festgelegt werden. Dieser Sitz ist von zentraler Bedeutung, da er den Gerichtsstand bestimmt. Der Gerichtsstand ist entscheidend für rechtliche Angelegenheiten wie Eintragungen im Vereinsregister oder Klagen gegen den Verein. In der Satzung sollte ein klar definierter Ort angegeben werden, beispielsweise eine Stadt oder Gemeinde in Deutschland. Unzulässig sind vage Formulierungen wie „Anschrift des Vereinsheims“ oder „Wohnanschrift des Vorsitzenden“.
Geschäftsstelle einrichten: Warum es sinnvoll ist
Die rechtliche Grundlage für die Einrichtung einer Geschäftsstelle muss in jedem Fall die Satzung liefern. Deshalb empfiehlt es sich, von vornherein eine Regelung aufzunehmen, die grundsätzlich die Einrichtung einer Geschäftsstelle ermöglicht. Ob und ab wann sie dann tatsächlich unterhalten wird, kann der Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung vorbehalten bleiben – meist ist die Größe des Vereins entscheidend. Genau davon hängt auch ganz entscheidend ab, welche Aufgaben die Geschäftsstelle hat. Zu ihren Kernaufgaben gehören auf jeden Fall:
- Führung des Schriftverkehrs,
- Zuständigkeit für die Postbearbeitung,
- Führung und Bearbeitung der Mitgliederkartei,
- Einkauf von Büroartikeln,
- Beratung von (potenziellen) Neumitgliedern,
- Wahrnehmung von Registraturarbeiten.
Verwaltungssitz vs. Vereinssitz: Was ist der Unterschied?
Der Verwaltungssitz muss nicht zwangsläufig mit dem rechtlichen Vereinssitz übereinstimmen. Bei kleineren Vereinen kann der Verwaltungssitz separat sein. Zum Beispiel kann der rechtliche Sitz des Vereins in Bonn liegen, während die Verwaltung in Koblenz durchgeführt wird, wenn ein Vorstandsmitglied dort die administrativen Aufgaben übernimmt.
Fazit zur Festlegung des Vereinssitzes und der Geschäftsstelle
Die Festlegung des Vereinssitzes in der Satzung ist unerlässlich für die rechtliche Verwaltung und den Gerichtsstand des Vereins. Die Einrichtung einer Geschäftsstelle kann die Verwaltungsabläufe verbessern und sollte in der Satzung vorgesehen sein. Ein separates Verwaltungslokal kann besonders bei größeren Vereinen eine praktikable Lösung darstellen.
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