Änderung des Sitzungsprotokolls im Verein: Wann ist es erlaubt?
Ein interessanter Fall ist jetzt aus einem niedersächsischen Musikverein „durchgesickert“. Der Vorsitzende des Vereins war mit dem unterschriebenen Sitzungsprotokoll seiner Schriftführerin nicht einverstanden, erklärte es für ungültig und schrieb kurzerhand ein neues. Doch so einfach geht es in der Praxis nicht!
Welche Bedeutung hat das Sitzungsprotokoll im Verein?
Ein Sitzungsprotokoll hat die Aufgabe, für den Verein, seine Organe und für sämtliche an der Versammlung beteiligten und nicht beteiligten Mitglieder einen gesicherten Überblick über die gefassten Beschlüsse zu geben.
Daher wird das Protokoll – sofern Ihre Vereinssatzung keine anderslautende Regelung vorsieht, von Versammlungsleiter und Protokollführer unterschrieben. Es muss stets erkennbar sein, wer in welcher Funktion unterschrieben hat!
Die Verantwortung des Protokolls liegt dabei im Wesentlichen beim Versammlungsleiter, der auch dafür sorgen muss, dass Protokolle so schnell wie möglich durch den Schriftführer oder andere Beauftragte erstellt werden.
Kann das Sitzungsprotokoll nachträglich geändert werden?
Ist das Protokoll erst mal unterschrieben, ist eine Änderung nicht mehr ohne Weiteres möglich! Dafür bedarf es der Unterschrift aller Unterzeichner. Außerdem müssen Sie in so einem Fall einen gesonderten Vermerk über die Änderung anfertigen. Auch diese Änderung muss wiederum vom betreffenden Leiter und dem Protokollführer unterzeichnet werden.
Konkret: Wurde das Protokoll – wie im vorliegenden Fall geschehen – bereits von der Schriftführerin und dem Versammlungsleiter unterschrieben, können Sie es als 1. Vorsitzender nachträglich nicht mehr eigenmächtig ändern.
Unter welchen Voraussetzungen darf das Protokoll verändert werden?
Waren Sie selbst der Versammlungsleiter, ist eine Änderung ohne die Zustimmung und die Unterschrift der Schriftführerin nicht möglich. Sie müssen beide der Änderung zustimmen. Ist die Protokollantin gegen eine Änderung, können Sie gegen das Protokoll nichts unternehmen und haben nur die Möglichkeit, Ihre Bedenken gegen das Protokoll in der kommenden Sitzung vorzutragen.
Wann hat ein Mitglied Anspruch auf die Veränderung des Protokolls?
Ob Mitglieder – und damit auch Sie als Vorsitzender – einen Anspruch auf Berichtigung des Protokolls haben, ergibt sich meist aber auch aus der Satzung. Fehlen hier eindeutige Regelungen, gilt:
- Enthält das Protokoll bloßstellende oder diskriminierende Äußerungen über ein Mitglied, kann und darf dieses eine Änderung verlangen.
- Auch wenn sich Erklärungen von Versammlungsteilnehmern im Protokoll wiederfinden, die diese nicht gemacht haben, kann bei entsprechendem Nachweis eine Änderung verlangt werden.
Vereinssatzungen sehen häufig vor, dass ein erstelltes Protokoll in der nächsten Mitgliederversammlung durch Mehrheitsbeschluss zu genehmigen ist; eventuell sind bei Ihnen auch Fristen vereinbart, innerhalb derer Widerspruch eingelegt werden kann. Verstreichen diese, gilt das Protokoll ebenfalls als genehmigt.
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