Schriftführer: Mehr als nur ein Protokollant
Der Schriftführer tritt für die Vereinsmitglieder in erster Linie in Erscheinung, wenn Mitgliederversammlungen stattfinden. Meist übernimmt der Schriftführer die Rolle des Protokollführers. Der Zuständigkeitsbereich eines Schriftführers reicht aber noch viel weiter. In der Regel ist er auch für die ordnungsgemäße Führung von Satzung, Ordnungen und Richtlinien des Vereins verantwortlich.
Wie bestimmen Sie einen Protokollführer?
Wenn nicht von Anfang an feststeht, z. B. durch eine Satzungsregelung, wer das Protokoll schreibt, kann der Vorstand oder die Mitgliederversammlung einen Protokollanten bestimmen.
Aber aufgepasst, der Protokollführer muss neutral sein! Wenn die Satzung keinen Protokollführer vorschreibt, achten Sie deshalb darauf, dass der gewählte Protokollant neutral ist und auf gar keinen Fall einem eventuell existierendem „Lager“ innerhalb des Vereins angehört.
Mein Tipp: Steht eine derartige Person nicht zur Verfügung, weil sich z. B. die Situation im Verein zugespitzt hat, können Sie eine geeignete außenstehende Person hinzuziehen. Das muss natürlich durch die Mitgliederversammlung bestätigt werden und darf nicht durch die Satzung grundsätzlich ausgeschlossen sein.
Der Versammlungsleiter sollte nicht selbst das Protokoll führen
Da der Versammlungsleiter zahlreiche Aufgaben zu erfüllen hat, bleibt für ihn keine Zeit, sich auch noch um eine ordnungsgemäße Protokollführung zu kümmern. Es ist daher ratsam, dass Sie Protokollführung und Versammlungsleitung möglichst voneinander trennen.
Wer trägt die Verantwortung für das Protokoll?
Die Verantwortung für die Richtigkeit des Protokolls trägt neben dem Protokollführer vor allem der Versammlungsleiter. Das ist in den meisten Fällen der 1. Vorsitzende bzw. der 2. Vorsitzende. Er muss darauf achten, dass im Protokoll der wesentliche Gang der Versammlung dokumentiert wird.
Wichtig:
- Die Vorgänge müssen so dargestellt werden, wie sie sich tatsächlich abgespielt haben.
- Bei Abstimmungen muss sich der Versammlungsleiter zur Kontrolle vergewissern, dass das Stimmenverhältnis und auch der genaue Wortlaut der Beschlüsse im Protokoll festgehalten werden.
Als abschließendes Kontrollorgan hat der Vereinsvorstand in Verbindung mit dem Protokollführer darauf zu achten, dass der Text des Protokolls deckungsgleich mit dem Ablauf, den Entscheidungen und Beschlüssen der Mitgliederversammlung ist.
Vorteil: Dadurch werden mögliche Beanstandungen der Mitglieder weitestgehend ausgeschlossen.
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