Haben Sie bei Ihrem Rechenschaftsbericht wirklich an diese Sache gedacht?

Die Paragrafen 259 und 260 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) haben es in sich. Denn hier ist festgelegt, dass Sie als Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft abzulegen haben. Gemeint ist, dass Sie die Mitglieder über die wesentlichen Vorkommnisse im Verein informieren.

Nun in der Regel erfolgt die Information der Mitgliederversammlung im Rahmen ihres Rechenschaft-und Geschäftsberichts. Aus diesem Grund stellen die Gerichte besondere Anforderungen an Ihren Rechenschaftsbericht. Er muss

• sorgfältig,
• unmissverständlich,
• vollständig und
• wahr seein.

Welche Informationen müssen Sie als Vorstand teilen?

D.h. dass Sie als Vorstand die Mitgliederversammlung über alles informieren was „nach vernünftigem Ermessen“ zur Beurteilung der Vereinsverhältnisse nötig ist. Ihre Mitglieder müssen also darüber informiert werden was sich im Verein getan hat, wie sich die Mitgliederzahl entwickelt hat, wie die Finanzen, wie die aktuellen Projekte stehen, was der Vorstand für die Zukunft plant und natürlich muss die Mitgliederversammlung auch erfahren was es an besonderen Vorkommnissen in der Vergangenheit gegeben hat die möglicherweise für den Verein und seine Mitglieder von Bedeutung sind.

Ein wichtiger Bestandteil des Rechenschaftsberichts ist der Kassenbericht. Hier fragen Mitglieder in der Regel häufig nach, ganz nach dem Motto „Bei Geld hört die Freundschaft auf!“.

In Mitgliederversammlungen habe ich es zum Beispiel immer wieder erlebt, dass Mitglieder ganz ausführlich nach bestimmten Ausgabepositionen gefragt haben. Andere wiederum wollten dringend die einzelnen Belege sehen und reklamierten ein Einsichtsrecht für sich. Hier stellt sich für sie als Vorstand natürlich die Frage: „Müssen wir Belege in der Mitgliederversammlung vorlegen und wenn ja welche?“ Und natürlich auch: „Sind wir verpflichtet die einzelnen Ausgabepositionen genau zu erläutern?“

Damit Sie die Antworten kennen, falls Sie auch einmal in diese Situation kommen, hier die Lösungen für Sie. Eines aber vorweg: Grundsätzlich sollten in ihrem Kassenbericht folgende Punkte enthalten sein:

• Zusammenfassung und Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben des Vereins
• Vermögenssituation des Vereins
• Aufnahme neuer Mitglieder
• Beendigung von Mitgliedschaften (bei außergewöhnlichen Mitgliederschwund ist gegebenenfalls auch über die Gründe zu berichten)
• Hinweis auf zu erwartende Ausgaben und Einnahmen

Ebenso grundsätzlich gilt: Ihrem Schatzmeister bzw. Ihnen als Vorsitzenden steht bei wirtschaftlich bedeutsamen Vorgängen im Verein kein Auskunftsverweigerungsrecht zu.   Und was die beiden Fragen von oben betrifft: jedes Ihrer Vereinsmitglieder hat das Recht, sie über die rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse im Verein zu befragen. Die einzelnen Mitglieder sind auch berechtigt Fragen zu vorgelegten Berichten zu stellen oder um die Erläuterung von Vorgängen zu bitten. Fragt ein Mitglied also explizit nach Belegen, , sollten Sie diese auch vorlegen können. Oder aber- das ist die elegantere Lösung- Sie bitten das Mitglied in nach Terminabsprache in die Geschäftsstelle zu kommen wo Sie ihm dann Einsicht gewähren.   Sollten Mitglieder detailliert nach einzelnen Ausgabenpositionen fragen (zum Beispiel: „Warum wurde so viel Geld für die Neuanschaffung von Trikots ausgegeben“?) müssen Sie im Zweifelsfalle eine plausible Erläuterung liefern können. Beispielsweise:  Wir haben für die Anschaffung der zwölf Trikots die die Mitgliederversammlung im letzten Jahr beschlossen hat, verschiedene Sportgeschäfte angefragt. Der Preis günstigster Anbieter hat den Zuschlag bekommen. Damit hat der Verein gegenüber dem teuersten Anbieter immerhin 12,5 % gespart. Der Einkauf von Billigtrikots kam für uns nicht in Betracht. Wir haben hier in der Vergangenheit schlechte Erfahrung gemacht. Während Einsatz guter Trikots in der Regel 5-6 Jahre hält haben die vor einigen Jahren testweise angeschafften Billigtrikots gerade einmal zweieinhalb Jahre „durchgehalten“.  

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