Übergabe beim Vorstandswechsel im Verein – alle Pflichten
Auch wenn der Vorstand ganz oder teilweise ausgetauscht wird, muss die alltägliche Vereinsarbeit weitergehen. Daher ist es ganz wichtig, dass zwischen dem bisherigen Vorstandsmitglied und seinem Nachfolger eine ordnungsgemäße Übergabe des laufenden Geschäfts erfolgt, und zwar zeitnah zum Ende der Amtszeit des ausscheidenden Vorstandsmitglieds. Dieser Beitrag klärt Sie auf, welche Vereinsunterlagen zu übergeben sind, innerhalb welcher Zeiträume dies passieren muss und welche Möglichkeiten der neue Vorstand hat, eine ordnungsgemäße Übergabe zu erzwingen.
Wann muss die Übergabe beim Vorstandswechsel erfolgen?
Jede Vorstandszeit geht irgendwann zu Ende. Ob dies mit Willen oder gegen den Willen des betroffenen Vereinsvorstandsmitglieds geschieht, spielt für die Übergabe der Amtsgeschäfte keine Rolle. Der abgelöste Vorstand als Ganzes und das einzelne abgelöste Vorstandsmitglied, das zum Beispiel nicht mehr gewählt wurde, stehen dem Verein gegenüber in der Pflicht, dem neuen Vorstand die Fortführung der Vereinsarbeit ab dem Beginn der Amtszeit zu ermöglichen. Denn die Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis des abgelösten Vorstands endet mit der Annahme der Wahl durch den neu gewählten Vorstand.
Der ausscheidende Vereinsvorstand hat dem neuen Vorstand daher sofort die Amtsgeschäfte zu übergeben. In der Praxis kann dies zum Beispiel bedeuten, dass sich neuer und alter Vorstand entweder gleich nach der Wahl oder am nächsten Tag zusammensetzen.
Die Herausgabepflicht entsteht jedoch spätestens bei Beendigung des Amtes. Der Verein kann also auch schon während der Amtszeit von einem Vorstandsmitglied die Herausgabe von Unterlagen verlangen. Ein derartiger Fall kann zum Beispiel eintreten, wenn ein Vorstandsmitglied ankündigt, bei der nächsten Mitgliederversammlung nicht mehr für eine Wiederwahl zur Verfügung zu stehen. In diesem Fall kann der Verein – vertreten durch die übrigen Vorstandsmitglieder – verlangen, dass Unterlagen und sonstige Gegenstände schon vor dem Ende der Amtszeit an den Verein zurückgegeben werden, etwa damit andere Vorstandsmitglieder sich schon einarbeiten können.
Was muss die Übergabe beim Vorstandswechsel beinhalten?
Der alte Vorstand hat bei diesem ersten Treffen den neuen Vorstand über alle laufenden Geschäfte zu informieren, insbesondere über
- Termin-/Fristangelegenheiten, z. B. Abgabe von Unterlagen an Behörden
- bereits vereinbarte und vom Vorstand wahrzunehmende Termine
- Besonderheiten in der Vereinsgeschäftsführung
- dringende Angelegenheiten, z. B. zu veranlassende Zahlungen
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Was muss der Vereinsvorstand beim Ende der Amtszeit herausgeben?
Bei Beendigung des Amts hat der Vorstand – gemeint ist sowohl der Gesamtvorstand als auch ein einzelnes Vorstandsmitglied – dem Verein alles, was er zur Amtsführung von seinem Vorgänger erhalten und im Laufe der eigenen Amtszeit erlangt hat, herauszugeben. Herauszugeben sind insbesondere:
- Urkunden, z. B. zur Eintragung des Vereins ins Vereinsregister,
- Protokolle der Mitgliederversammlungen,
- Mitgliederlisten,
- Schriftwechsel vom und an den Verein, inklusive vom Vorstandsmitglied hierzu angefertigter Aktenvermerke oder Aufzeichnungen,
- Bankauszüge und sonstige Bankunterlagen, z. B. Geldkarten des Vereins, Schlüssel zu Schließfächern,
- Unterlagen, für die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, wie z. B. Steuerunterlagen, die zehn Jahre aufzubewahren sind,
- Schlüssel zu Räumen des Vereins oder zu vereinseigenen Fahrzeugen,
- Geldkassetten bzw. Geld des Vereins sowie Belege zu Einnahmen und Ausgaben,
- Sachmittel, z. B. Briefumschläge oder Papier, die auf Kosten des Vereins angeschafft wurden,
- technische Ausstattung, z. B. PC oder Handy des Vereins. Gerade bei den Sachmitteln, die der Vorstand nicht aus Mitteln des Vereins bezahlt, aber ausschließlich für den Verein genutzt hat, kann es schnell zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Die strittige Frage lautet: Wem gehören sie?
Beispiel zur Herausgabepflicht bei der Vorstandsübergabe
Vereinsvorstandsmitglied Unger hat auf eigene Kosten einen Stempel mit den Daten des Vereins herstellen lassen. Muss er diesen herausgeben? Rechtlich ist Unger Eigentümer des Stempels (geblieben), auch wenn der Stempel ausschließlich für den Verein genutzt wurde und genutzt werden kann. Der Verein kann allerdings verlangen, dass Unger den Stempel nicht weiter nutzt, und ihm das notfalls auch gerichtlich untersagen lassen. Fordert der Verein die Herausgabe des Stempels und Unger kommt dieser Aufforderung nach, hat Unger ein Recht, die Kosten für den Stempel erstattet zu bekommen.
Welche Herausgabepflicht besteht bei mehreren Vorstandsmitgliedern?
Haben sich mehrere Vorstandsmitglieder die Arbeit der Vereinsführung geteilt, sind die folgenden zwei Fälle zu unterscheiden:
1. Der Vorstand wird komplett ausgetauscht.
Sie als Vereinsvorsitzender können sich die Unterlagen und Gegenstände von Ihren Kollegen geben lassen und die Übergabe an Ihren Nachfolger alleine vornehmen. Sie und Ihre Kollegen können aber auch gemeinsam übergeben. Doch auch in diesem Fall sind in erster Linie Sie als Vereinsvorsitzender in der Pflicht.
2. Nur ein Vorstandsmitglied wird ausgetauscht, die Amtszeit der übrigen dauert fort.
Das ausscheidende Vorstandsmitglied hat seine Unterlagen und die in seinem Besitz befindlichen, dem Verein gehörenden Gegenstände dem Vereinsvorsitzenden zu übergeben. Wechselt nur der Vereinsvorsitzende, behalten die übrigen Vorstandsmitglieder die in ihrem Besitz befindlichen Sachen, eine Übergabe findet nur zwischen bisherigem und neuem Vereinsvorstand statt. Gegenstände, die dem Verein nicht gehören Gibt ein ausscheidendes Vorstandsmitglied Gegenstände heraus, die dem Verein nicht gehören, hat der Verein diese zurückzugeben, es sei denn, der Eigentümer des Gegenstandes schenkt die Gegenstände dem Verein oder der Verein kauft sie ihm ab. Unterlagen, die den Verein nicht betreffen, sind an das ausscheidende Vorstandsmitglied zurückzugeben.
Wo sollten die Unterlagen des Vereins aufbewahrt werden?
Unterlagen, die den Verein betreffen, gehören dem Verein und nicht dem Vorstandsmitglied, das mit der Erledigung der Sache befasst war oder die Unterlagen betreut bzw. unterschrieben hat. Normalerweise sollten daher alle Unterlagen, die dem Verein gehören, am Sitz des Vereins liegen. Bei größeren Vereinen, die ein eigenes Vereinsheim oder eigene Vereinsräume haben, ist dies auch meistens der Fall. Gerade in kleinen Vereinen ist der Sitz des Vereins häufig aber identisch mit der privaten Adresse des Vereinsvorsitzenden. Das heißt, der Vereinsvorsitzende hat in der Regel alle Unterlagen bei sich zu Hause oder die Unterlagen liegen teilweise bei ihm, teilweise bei seinem Stellvertreter und/oder beim Schatzmeister.
Unabhängig vom Standort der Unterlagen ist der bisherige Vorstand verpflichtet, die Vereinsunterlagen vollständig an den neuen Vorstand zu übergeben. Die Herausgabepflicht trifft den Vorstand als Ganzes, im Zweifel aber immer den Vorstandsvorsitzenden. Dieser hat bei seinem Stellvertreter und/oder beim Schatzmeister befindliche Unterlagen einzusammeln und diese zusammen mit den bei ihm selbst befindlichen Unterlagen an den neuen Vorstand zu übergeben.
Wie kann die Übergabe erfolgreich gestaltet werden?
Eine Rechtspflicht zur Erläuterung der herauszugebenden Unterlagen besteht nicht, es besteht nur die Pflicht zur Herausgabe. Ausscheidende Vorstandsmitglieder begehen daher keinen Rechtsverstoß, wenn sie die Unterlagen und Gegenstände ohne Erläuterungen an ihren Nachfolger übergeben.
Es erleichtert den Nachfolgern aber die Arbeit, wenn die ausscheidenden Vorstandsmitglieder den Nachfolgern die laufenden Geschäfte anhand der dazugehörigen Unterlagen erläutert. Nicht erforderlich sind Erläuterungen zu erledigten, aber gleichwohl herauszugebenden Unterlagen, zum Beispiel zu den Steuerunterlagen abgeschlossener Steuerjahre oder zu Verträgen, die bereits beendet sind, bei denen die Unterlagen aber trotzdem noch aufbewahrt werden, oder zu Kaufverträgen über Gegenstände, die noch Garantie haben.
Rechtsanspruch nur auf Herausgabe
Jeder, der ein Amt neu übernimmt, wünscht sich, dass ihm die Unterlagen geordnet und mit den notwendigen Erläuterungen zum Verständnis übergeben werden. Ein Rechtsanspruch seitens des Vereins hierauf besteht aber nicht. Genauso wenig besteht ein Rechtsanspruch darauf, dass die Unterlagen geordnet übergeben werden. Der Rechtsanspruch des Vereins gegen ein ausscheidendes Vorstandsmitglied ist begrenzt auf eine vollständige Herausgabe von allem, was das ausscheidende Vorstandsmitglied während seiner Amtsführung vom Verein bekommen oder auf Kosten des Vereins erworben hat.
Letzter Schritt: Herausgabeverlangen
Um sich hier Klarheit zu verschaffen, kann der neue Vorstand Recherchen anstellen und zum Beispiel Vereinsmitglieder oder Geschäftspartner dazu befragen, welche Unterlagen für eine ordnungsgemäße Amtsführung vorhanden sein müssten. Kommt dabei nichts heraus, bleibt dem amtierenden Vorstand nur der Weg, von den Vorgängern zunächst Auskunft über die bei ihnen vorhandenen Vereinsunterlagen und Vereinseigentum zu verlangen und dann in einem zweiten Schritt auch die Herausgabe zu verlangen.
Praxis-Tipp: Machen Sie das Herausgabeverlangen immer schriftlich und setzen Sie eine Frist zur Herausgabe. Sie können dies zum Beispiel so formulieren:
„Der Verein fordert Sie auf, bis zum 30. September 2022 den Schlüssel zur Eingangstür des Vereinsheimes mit der Bezeichnung ABC sowie den Schlüssel zum Büro im Vereinsheim mit der Bezeichnung XYZ an den Verein herauszugeben. Herr Martin Schneider ist berechtigt, die Schlüssel für den Verein in Empfang zu nehmen.“
Damit bei dem nächsten Vorstandswechsel alles glatt läuft, haben wir für Sie eine Übersicht der wichtigsten Punkte bei der Geschäftsübergabe zusammengestellt.
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